Verwendung der Telefonzentrale mit Microsoft Teams: nützliche Tipps
Zu den Grundbedürfnissen eines Unternehmens gehört seit jeher die Aufrechterhaltung einer reibungslosen und klaren internen Kommunikation zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen, um den Arbeitsablauf zu optimieren. Angesichts der Pandemie und des starken Trends zum smart working, ist die Notwendigkeit einer effektiven Fernkommunikation noch wichtiger geworden. In einem sich ständig weiterentwickelnden Ambiente, in dem das smart working zunehmend als Chance begriffen wird, hat der Einsatz neuer Kommunikations-Technologien und Dienste wie Microsoft Teams Unternehmen maßgeblich bei der Verbesserung interner Prozesse und der Steigerung der Effizienz unterstützt.
Microsoft Teams: nicht nur Kollaborationstool, sondern auch Telefonzentrale
Im Rahmen von Unternehmens-Kommunikations-Systemen gibt es die Möglichkeit, die Microsoft Teams-Plattform als Telefonzentrale zu nutzen. Diese Funktion macht Teams nicht nur zu einem Arbeits-Chat und Kollaborationstool, sondern auch zu einem Tool für die Telefonkommunikation. Um diese Funktionalität nutzen zu können, sind zwei Dinge erforderlich: eine spezielle Benutzerlizenz namens "Teams Phone" und mindestens eine der drei Verbindungsarten zum Telefonnetz (PSTN). Die derzeit am häufigsten verwendete Form wird als Direct Routing bezeichnet und beinhaltet den Einsatz von (physischen oder virtuellen) Geräten, die als SBC (Session Border Controller) bezeichnet werden und unter anderem die Kommunikation zwischen dem Customer Carrier und dem Microsoft Teams Phone System ermöglichen. Um den Marktanforderungen gerecht zu werden und die Verwaltung zu vereinfachen, hat ACS einen eigenen verwalteten Dienst eingerichtet, den Managed Teams Voice.
Microsoft Teams als Telefonzentrale: warum sinnvoll
Die Integration von Telefonie-Funktionen in Microsoft Teams bringt viele Vorteile mit sich. Dazu zählt die Vereinfachung der Geschäfts-Kommunikations-Prozesse: Das Team kann eine Telefonie-Lösung nutzen, ohne die Firmennummer zu wechseln, und bleibt dennoch in die Microsoft-Umgebung integriert.
Es ermöglicht, mit dem eigenen Smartphone, PC, Festnetz- oder Schnurlostelefon Anrufe von Arbeitskollegen aber auch von Kunden und Mitarbeitern außerhalb des Unternehmens entgegenzunehmen, Voicemails abzuhören und Anrufe weiterzuleiten. Die Integration optimiert somit die Nutzung der Telefontools des Unternehmens und vereinfacht die Arbeit der Mitarbeiter und Abteilungen, welche schließlich Anrufe über dasselbe Tool tätigen und empfangen können, welches sie für die Planung ihres Kalenders, ihrer Arbeitsaufgaben, ihrer Produktionsprozesse und den Informationsaustausch verwenden.
Vereinfachung bedeutet auch, Kosten zu senken und den Zeitaufwand und die Verwaltung zu optimieren: Unterschiedliche Tools und Lieferanten führen zu unterschiedlichen Dienstleistungsverträgen, unterschiedlichen Vertragsfristen und manchmal zu Integrationsproblemen zwischen den Tools.
Microsoft Teams auch für Sprachfunktionen zu nutzen, bedeutet flexible, organisierte und maßgeschneiderte Kommunikation mit nur einem integrierten Tool.
Microsoft Teams als Telefonzentrale - was ändert sich für die Nutzer
Ein bedeutender Vorteil der Integration von Microsoft Teams in den VoIP-Telefonanlagendienst und dessen Verwendung als Telefonzentrale stellt die Einfachheit der Umstellung dar. Nach erfolgter Integration wird das Tastenfeld innerhalb der Plattform aktiviert und die Durchwahlnummern der einzelnen Benutzer angezeigt. Die Anrufliste enthält sowohl firmeninterne als auch externe Anrufe über das öffentliche Netz. Daher kann Teams sowohl für interne als auch externe Anrufe verwendet werden.
Microsoft Teams als Telefonzentrale - die Vorteile für das Unternehmen
Die Entscheidung für die Integration eines Tools wie Microsoft Teams in den VoIP-Vermittlungsdienst bringt zahlreiche wirtschaftliche und strategische Vorteile für das Unternehmen mit sich. Dazu zählt die Senkung der wirtschaftlichen Kosten dank der Optimierung der internen und externen Kommunikationsmittel des Unternehmens. Die Verwendung von Microsoft Teams auch als Plattform für die Unternehmenstelefonie ermöglicht es, die Anzahl der zu verwaltenden Geräte zu reduzieren, und macht es möglich, nicht mehr an physische Geräte vor Ort gebunden zu sein, wie es bei alten Telefonie-Lösungen der Fall war.
Zu den wirtschaftlichen Vorteilen gehört die Verringerung des Gerätebedarfs, da die Verwendung von Headsets und Smartphones anstelle von Festnetztelefonen bevorzugt wird. Ein weiterer wichtiger wirtschaftlicher Vorteil ist die Verringerung der Anzahl der vom Unternehmen genutzten Sprachkanäle. Tatsächlich können im Zuge der Migration zu Teams häufig bestehende Sprachverträge optimiert oder reduziert werden, indem die alten ISDN-Leitungen (BRI und PRI) veräußert und auf SIP-Trunk umgestellt werden.
Die Verwendung von Microsoft Teams als Telefonzentrale ermöglicht es, eine neue Kommunikationsfunktion einzuführen, ohne die Gewohnheiten der Mitarbeiter, die bereits mit Microsoft Tools arbeiten, zu ändern. Dies spart Kosten und Schulungen. Die Kombination eines Kollaborationstools, welches von Mitarbeitern und Abteilungen zur Arbeitsorganisation, zum Informationsaustausch über Projekte und Dokumente und zur Verfolgung des Projektablaufs genutzt wird, mit einer Telefonfunktionalität bedeutet zudem, den Informationsaustausch zwischen verschiedenen Unternehmens-Abteilungen und mit den Kunden des Unternehmens aus strategischer und organisatorischer Sicht zu erleichtern. Dies basiert darauf, dass eine Software alles, was der Mitarbeiter benötigt, vereint.