UNSER WHISTLEBLOWING-SYSTEM

Bei ACS Data Systems S.p.A. sind wir der Ansicht, dass alle Stakeholder unseres Unternehmens auf eine zuverlässige, ethisch korrekte und transparente Organisation zählen können. Wir haben aus diesem Grund Meldekanäle eingerichtet, damit Hinweise auf Fehlverhalten übermittelt werden, die dem Unternehmen schaden könnten.

Zudem gibt es bei uns nun eine Meldestelle (Whistleblowing-Office), deren zwei Mitarbeiter alle Meldungen mit äußerster Diskretion und Vertraulichkeit behandeln müssen, um den Hinweisgeber vor Repressalien oder Benachteiligungen am Arbeitsplatz zu schützen.

Die personenbezogenen Daten werden darüber hinaus gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und der Privacy Policy verarbeitet.

https://www.acs.it/de/legal/privacy-whistleblowing/

WER KANN HINWEISGEBER SEIN?

Arbeitnehmende, Mitarbeiter, Freiwillige, Praktikanten oder selbständige Erwerbstätige des Unternehmens, die auch indirekt Zeugen eines Verstoßes oder eines Fehlverhaltens durch das Unternehmen oder einen Arbeitnehmenden sind oder waren.

Die Meldung kann auch von firmenexternen Personen (z. B. Lieferanten) übermittelt werden, die die zu meldenden Informationen in ihrem Arbeitsumfeld erlangt haben.

Informationen über Verstöße können auch während des Einstellungsverfahrens oder anderer vorvertraglicher Verhandlungsstufen erhoben werden. Zudem können Meldungen auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses übermittelt werden, sofern die Informationen während des Arbeitsverhältnisses erlangt wurden.

WIE ÜBERMITTELT MAN EINE MELDUNG?

Die Kommunikationskanäle sind schriftlich, auch in anonymer Form, und mündlich über die Plattform, die direkt von dieser Website von ACS Data Systems S.p.A.: https://ha.ecosagile.com/ecoscloud/DetailPage.pm?ComponentID=WHISTLEBLOWING_PSS&PageID=WHISTLEBLOWING_START_PSS_D&New=True&IsGuest=True&MenuVoiceID=1737&MenuCategoryCode=PSS&ClientID=2926

Der Hinweisgeber kann zudem um ein persönliches Gespräch mit dem Whistleblowing-Office bitten.

Der Hinweisgeber sollte möglichst viele Informationen zu dem Vorfall (auch unter Beachtung der auf der Plattform gegebenen Anweisungen) geben und die zu meldenden Sachverhalte sehr genau beschreiben.

Er kann zudem weitere Personen nennen, die über den Vorfall aussagen können, und Dateien oder Dokumente beilegen, die seine Meldung untermauern.

WELCHE VERHALTENSWEISEN SIND ZU MELDEN?

Es können alle Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen gemeldet werden, die dem öffentlichen Interesse oder der Integrität des Unternehmens schaden und gegen die Rechtsvorschriften der EU verstoßen, z. B.:

• rechtswidrige Handlungen, die in den Anwendungsbereich der Rechtsakten der Europäischen Union fallen und folgende Bereiche betreffen: öffentliches Auftragswesen, Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Produktsicherheit und -konformität, Verkehrssicherheit, Umweltschutz, Strahlenschutz und kerntechnische Sicherheit, Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz, öffentliche Gesundheit, Verbraucherschutz, Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen;
• Handlungen oder Unterlassungen, die gegen die finanziellen Interessen der Europäischen Union verstoßen;
• Handlungen oder Unterlassungen, die gegen die Binnenmarktvorschriften verstoßen (z. B. Verstöße gegen Unionsvorschriften über Wettbewerb und staatliche Beihilfen);
• Handlungen oder Unterlassungen, die dem Ziel oder dem Zweck der Bestimmungen der Rechtsakten der Union zuwiderlaufen.

WAS PASSIERT NACH DER ÜBERMITTLUNG DER MELDUNG?

Alle Meldungen werden dem Whistleblowing-Office übermittelt, das dem Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen eine Empfangsbestätigung zusendet.

Zunächst wird die Meldung auf Stichhaltigkeit und Relevanz in Bezug auf die meldepflichtigen Verstöße geprüft.

Anschließend könnte das Whistleblowing-Office den Hinweisgeber über den Kommunikationskanal, den er zur Abgabe der Meldung benutzt hat, kontaktieren, um Ergänzungen oder weitere Informationen einzuholen.

Nach der Bearbeitung der Meldung und der Durchführung der nötigen Untersuchungen erhält der Hinweisgeber eine Rückmeldung über den Ausgang des Verfahrens.

Das Whistleblowing-Office könnte auch das Verfahren abschließen, sofern die Meldung offensichtlich unbegründet oder nicht für den Anwendungsbereich relevant ist.

WERDEN AUCH ANONYME MELDUNGEN BEHANDELT?

Der Hinweisgeber kann beim Ausfüllen seiner Meldung - auch über die Online-Plattform - frei entscheiden, ob er seinen Namen angeben möchte.

Die Abgabe nicht anonymer Meldungen hilft jedoch dem Whistleblowing-Office, Verstöße wirksamer aufzudecken. Meldungen können nur dann bestmöglich ausgewertet werden, wenn sie klar, genau, vollständig formuliert wurden und somit bestimmte Sachverhalte und Situationen offenlegen.

Im Falle einer nicht anonymen Meldung gilt der uneingeschränkte Schutz der Vertraulichkeit und die Anwendung der Schutzmaßnahmen nach italienischem Gesetzesdekret 24/2023.

WIE WIRD DIE VERTRAULICHKEIT GESCHÜTZT?

Die in der Meldung genannten Angaben (einschließlich der Identität der betroffenen Personen und des Inhalts der Meldung) werden durch Sicherheitsmaßnahmen und Sicherheitsstandards geschützt (z. B. Verschlüsselung und weitere Maßnahmen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff).

Erfolgt die Abgabe einer Meldung nicht anonym, wird die Identität des Hinweisgebers ausschließlich dem Whistleblowing-Office bekannt sein, das zur Wahrung der Vertraulichkeit verpflichtet ist.

WAS GESCHIEHT, WENN DIE MELDUNG EIN MITGLIED DES WHISTLEBLOWING-OFFICE BETRIFFT?

Betrifft die Meldung ein Mitglied des Whistleblowing-Office, wird sie vom anderen Mitarbeiter bearbeitet. Die beschuldigte Person darf sich somit nicht mit der Meldung befassen, die sie persönlich betrifft.

UNSACHGEMÄSSER GEBRAUCH DES KANALS (PERSÖNLICHE ANSPRÜCHE, EINDEUTIG UNBEGRÜNDETE ODER VERLEUMDERISCHE MELDUNGEN)

Beschwerden, die ein persönliches Interesse des Hinweisgebers betreffen und sich ausschließlich auf dessen persönliches Arbeitsverhältnis beziehen, dürfen nicht gemeldet werden.

Zudem dürfen die Kanäle nicht für Meldungen benutzt werden, die der Verleumdung und dem Opportunismus dienen. Das Unternehmen behält sich das Recht vor, Disziplinarmaßnahmen und rechtliche Schritte gegen den Hinweisgeber einzuleiten, wenn seine Meldung obige Elemente enthält oder jedenfalls daraus hervorgeht, dass er andere Personen zu Unrecht schädigen oder beschuldigen möchte.

Die im Gesetzesdekret 24/2023 geltenden Schutzmaßnahmen sind nicht anwendbar, wenn eine Haftung des Hinweisgebers festgestellt wurde (z. B. durch Urteil erster Instanz).

EXTERNE MELDUNGEN

Nach dem Gesetzesdekret 24/2023 kann in den folgenden Fällen die Antikorruptionsbehörde kontaktiert werden:

• wenn am Arbeitsplatz kein Meldekanal eingerichtet wurde oder wenn dieser nicht dem Gesetzesdekret 24/2023 entspricht;
• wenn der Hinweisgeber bereits eine firmeninterne Meldung eingereicht hat, jedoch keine Folgemaßnahmen eingeleitet wurden;
• wenn der Hinweisgeber hinreichenden Grund zur Annahme hat, dass seine eventuelle firmeninterne Meldung zu keinen Folgemaßnahmen führt und/oder ihn dem Risiko von Repressalien aussetzt;
• wenn der Hinweisgeber hinreichenden Grund zur Annahme hat, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offenkundige Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen kann.