UNSER WHISTLEBLOWING-SYSTEM
Bei ACS AG sind wir der Ansicht, dass alle Stakeholder unseres Unternehmens auf eine zuverlässige, ethisch korrekte und transparente Organisation zählen können. Wir haben aus diesem Grund einen Meldekanal eingerichtet, um die Möglichkeit zu geben, etwaige Unregelmäßigkeiten, rechtswidrige Verhaltensweisen oder Verstöße zu melden, die dem Unternehmen oder Dritten schaden oder Nachteile zufügen könnten.
Die Verwaltung der Meldungen obliegt der ACS Group AG, die über den Head of Legal and Compliance in der Funktion als Whistleblowing Manager tätig wird.
Der Whistleblowing Manager behandelt die Meldungen unter Einhaltung der von der geltenden Regelung vorgesehenen Garantien, mit besonderem Augenmerk auf den Schutz der Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers sowie auf den Schutz vor etwaigen Repressalien oder Benachteiligungen im Zusammenhang mit der Meldung.
Die personenbezogenen Daten werden darüber hinaus gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und dem Datenschutzkodex verarbeitet: Privacy Policy Whistleblowing
WER KANN HINWEISGEBER SEIN?
Meldungen können von Arbeitnehmenden, Mitarbeitern, Freiwilligen, Praktikanten, selbständig Erwerbstätigen und allgemein von allen Personen übermittelt werden, die berufliche oder arbeitsbezogene Beziehungen zum Unternehmen unterhalten oder unterhalten haben und im Rahmen ihres Arbeitsumfelds von einem Verstoß oder einer Unregelmäßigkeit Kenntnis erlangt haben.
Die Meldung kann auch von firmenexternen Personen (z. B. Lieferanten) übermittelt werden, sofern die Informationen, die Gegenstand der Meldung sind, im Rahmen der beruflichen oder arbeitsbezogenen Beziehung zum Unternehmen erlangt wurden.
Informationen über Verstöße können auch während des Auswahlverfahrens oder in anderen vorvertraglichen Phasen erhoben werden. Zudem können Meldungen auch nach Beendigung des Rechtsverhältnisses übermittelt werden, sofern die Informationen vor dessen Beendigung erlangt wurden.
WIE ÜBERMITTELT MAN EINE MELDUNG?
Die Meldungen können schriftlich oder mündlich über die Plattform übermittelt werden, die direkt von der Website von ACS AG aus zugänglich ist: Whistleblowing Plattform
Über die Plattform kann der Hinweisgeber die der Meldung zugrunde liegenden Sachverhalte beschreiben, etwaige Belegdokumente beifügen und unter Wahrung der Vertraulichkeit mit dem Whistleblowing Manager kommunizieren.
Der Hinweisgeber kann zudem um ein persönliches Gespräch mit dem Whistleblowing Manager bitten.
Der Hinweisgeber sollte möglichst viele Informationen zu dem Vorfall liefern, wie beispielsweise: eine klare und detaillierte Beschreibung der Sachverhalte, die zeitlichen und örtlichen Umstände sowie die beteiligten oder informierten Personen.
Der Whistleblowing Manager ist gehalten, bei Meldungen, die rechtswidrige Verhaltensweisen im Sinne des Gesetzesdekrets 231/2001 oder Verstöße gegen das Organisations-, Verwaltungs- und Kontrollmodell betreffen, das Aufsichtsgremium (Organismo di Vigilanza) in die Untersuchung einzubeziehen.
WELCHE VERHALTENSWEISEN SIND ZU MELDEN?
Es können alle Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen gemeldet werden, die dem öffentlichen Interesse oder der Integrität des Unternehmens schaden und die Folgendes betreffen:
- rechtswidrige Verhaltensweisen im Sinne des Gesetzesdekrets 231/2001 oder Verstöße gegen das vom Unternehmen angenommene Organisations-, Verwaltungs- und Kontrollmodell;
- rechtswidrige Handlungen, die in den Anwendungsbereich der Rechtsakte der Europäischen Union fallen und folgende Bereiche betreffen: öffentliches Auftragswesen, Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Produktsicherheit und -konformität, Verkehrssicherheit, Umweltschutz, Strahlenschutz und kerntechnische Sicherheit, Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz, öffentliche Gesundheit, Verbraucherschutz, Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen;
- Handlungen oder Unterlassungen, die gegen die finanziellen Interessen der Europäischen Union verstoßen;
- Handlungen oder Unterlassungen, die den Binnenmarkt betreffen (z. B. Verstöße gegen Unionsvorschriften über Wettbewerb und staatliche Beihilfen);
- Handlungen oder Verhaltensweisen, die dem Ziel oder dem Zweck der Bestimmungen der genannten Rechtsakte der Union zuwiderlaufen.
Nicht in den Anwendungsbereich des Whistleblowing-Kanals fallen hingegen Beanstandungen, Ansprüche oder Anliegen, die ein persönliches Interesse des Hinweisgebers betreffen und sich ausschließlich auf dessen individuelles Arbeitsverhältnis oder auf die Beziehung zu hierarchisch übergeordneten Personen beziehen.
WAS PASSIERT NACH DER ÜBERMITTLUNG DER MELDUNG?
Die Meldungen werden vom Whistleblowing Manager entgegengenommen und bearbeitet.
Innerhalb von 7 Tagen nach Eingang der Meldung sendet der Whistleblowing Manager dem Hinweisgeber eine Empfangsbestätigung.
Zunächst wird die Stichhaltigkeit der Meldung sowie deren Relevanz in Bezug auf die meldepflichtigen Verstöße geprüft. Falls erforderlich, kann der Whistleblowing Manager den Hinweisgeber über den für die Meldung genutzten Kanal um Klarstellungen, Ergänzungen oder weitere Informationen bitten.
Nach Abschluss der Untersuchung der Meldung und der Durchführung der erforderlichen Ermittlungen erhält der Hinweisgeber innerhalb der von der geltenden Regelung vorgesehenen Fristen eine Rückmeldung über den Ausgang bzw. den Stand der Meldung.
Der Whistleblowing Manager kann die Einstellung des Verfahrens verfügen, sofern die Meldung offensichtlich unbegründet, allgemein gehalten, nicht ausreichend substantiiert oder für den Anwendungsbereich nicht relevant ist.
WERDEN AUCH ANONYME MELDUNGEN BEHANDELT?
Der Meldekanal ist so strukturiert, dass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers sowie der weiteren durch die Regelung geschützten Personen gewährleistet wird.
Um eine wirksamere Bearbeitung der Meldung zu ermöglichen, wird empfohlen, dass der Hinweisgeber seine Identität angibt. Etwaige anonyme Meldungen werden jedoch, sofern sie hinreichend substantiiert sind und ausreichende Angaben für die erforderlichen Überprüfungen enthalten, berücksichtigt und wie ordentliche Meldungen behandelt, gemäß dem internen Verfahren und in Übereinstimmung mit den Leitlinien der ANAC.
Wird die Person, die eine anonyme Meldung abgegeben hat, in der Folge identifiziert, stehen ihr die im Gesetzesdekret 24/2023 vorgesehenen Schutzmaßnahmen zu.
WIE WIRD DIE VERTRAULICHKEIT GESCHÜTZT?
Das Unternehmen gewährleistet die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers, der betroffenen Person, der in der Meldung sonst genannten Personen sowie des Inhalts der Meldung und der zugehörigen Unterlagen.
Die Informationen zur Meldung werden mittels geeigneter Instrumente und Maßnahmen verarbeitet, um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen, unter anderem durch IT-Sicherheitssysteme, Maßnahmen zur Zugriffstrennung und, soweit anwendbar, Verschlüsselungsinstrumente.
Die Identität des Hinweisgebers ist ausschließlich dem Whistleblowing Manager sowie etwaigen eigens dazu befugten Personen bekannt, und zwar nur in den Fällen, in denen dies für die Bearbeitung der Meldung im Einklang mit der geltenden Regelung erforderlich ist.
Die Identität des Hinweisgebers darf nicht ohne dessen ausdrückliche Zustimmung offengelegt werden, außer in den gesetzlich ausdrücklich vorgesehenen Fällen.
WAS GESCHIEHT, WENN DIE MELDUNG DEN WHISTLEBLOWING MANAGER BETRIFFT?
Betrifft die Meldung den Whistleblowing Manager, oder liegt jedenfalls eine Interessenkonfliktsituation vor, die dessen Unparteilichkeit beeinträchtigen könnte, so hat sich der Whistleblowing Manager der Bearbeitung der Meldung zu enthalten.
In solchen Fällen wird die Meldung nach den im internen Verfahren vorgesehenen alternativen Modalitäten bearbeitet, wobei in jedem Fall Autonomie, Unparteilichkeit, Vertraulichkeit und Schutz des Hinweisgebers sichergestellt werden.
UNSACHGEMÄSSER GEBRAUCH DES KANALS (PERSÖNLICHE ANSPRÜCHE, EINDEUTIG UNBEGRÜNDETE ODER VERLEUMDERISCHE MELDUNGEN)
Der Meldekanal darf nicht dazu verwendet werden, offensichtlich unbegründete, verleumderische, üble Nachrede darstellende, opportunistische Meldungen oder Meldungen abzugeben, die ausschließlich dem Zweck dienen, andere Personen zu schädigen.
Stellt sich heraus, dass eine Meldung vorsätzlich oder grob fahrlässig oder jedenfalls in der Absicht abgegeben wurde, andere Personen ungerechtfertigt zu schädigen oder zu beschuldigen, behält sich das Unternehmen vor, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, auch disziplinarischer oder rechtlicher Art.
Wird zudem die Haftung des Hinweisgebers festgestellt (z. B. durch Urteil erster Instanz), finden die im Gesetzesdekret 24/2023 vorgesehenen Schutzmaßnahmen keine Anwendung.
EXTERNE MELDUNGEN
Das Gesetzesdekret 24/2023 sieht die Möglichkeit vor, in den folgenden Fällen eine Meldung an die ANAC zu richten:
- wenn im eigenen Arbeitsumfeld kein Meldekanal eingerichtet wurde oder der eingerichtete Kanal nicht den Vorgaben des Gesetzesdekrets 24/2023 entspricht;
- wenn der Hinweisgeber bereits eine interne Meldung abgegeben hat, dieser jedoch keine Folge geleistet wurde;
- wenn die hinweisgebende Person hinreichenden Grund zur Annahme hat, dass einer internen Meldung keine wirksame Folge geleistet würde bzw. diese ein Risiko von Repressalien nach sich ziehen könnte;
- wenn die hinweisgebende Person hinreichenden Grund zur Annahme hat, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offenkundige Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen kann.