Backup SharePoint, wie es funktioniert und warum es wichtig ist
Es ist eines der am häufigsten genutzten Tools, die Microsoft zur Verfügung stellt. Bequem und intuitiv ist SharePoint eine Kollaborationsplattform, die vom IT-Giganten bereits 2003 eingeführt wurde. Ursprünglich als Dokumentenmanagement- und Archivierungstool entwickelt, hat es sich im Laufe der Jahre weiterentwickelt, um den Innovationsanforderungen der Unternehmen zu entsprechen, die das Internet immer häufiger nutzten. So wurde es zu einer Plattform für Organisationen, um sie bei der Erstellung und Verwaltung von Inhalten zu unterstützen; insbesondere bietet SharePoint die Möglichkeit, Unternehmenswebsites zu erstellen, die über das Intranet für Mitarbeiter derselben Organisation zugänglich sind. Auf diese Weise können Daten und Dokumente einfach und funktional archiviert und katalogisiert werden, kombiniert mit einem intuitiven und fortschrittlichen Suchsystem.
Backup SharePoint: Die Vorteile der Microsoft-Plattform
SharePoint ist nicht nur Katalogisierung und erweiterte Suche. Die Plattform ermöglicht es tatsächlich, Seiten für spezifische Abteilungen mit optimierten und diversifizierten Funktionen zu erstellen, während gleichzeitig auf der Homepage jedes Benutzers die Informationen, die die Organisation hervorheben muss, verfügbar sind. Als Prunkstück der Unternehmensorganisationssysteme unterstützt SharePoint die Erstellung eines flüssigen und intuitiven Workflows, beschleunigt einerseits Arbeitsprozesse und andererseits die interne Kommunikation im Unternehmen. Listen und Bibliotheken ermöglichen es, Dateien und Dokumente genau zu klassifizieren, und die Zugriffsautorisierungen sorgfältig zu personalisieren und zu kontrollieren. Ob installiert im eigenen Unternehmensnetzwerk oder genutzt als Software-as-Service innerhalb von Microsoft 365, SharePoint bietet dem Unternehmen offensichtliche Wettbewerbsvorteile.
Warum es wichtig ist, ein Backup von SharePoint zu machen
Aufgrund seiner Relevanz innerhalb der Geschäftsprozesse ist es wichtig, dedizierte und sichere Backups zu organisieren, um so das Risiko unvorhersehbarer Arbeitsverluste zu begrenzen, mit schweren Auswirkungen auf die Unternehmensproduktivität und die interne Organisation der Prozesse. Oft wird fälschlicherweise angenommen, dass keine Backup-Maßnahmen erforderlich sind, und mögliche unerwartete Probleme werden unterschätzt. In Wirklichkeit liegt es in der Verantwortung des Unternehmens, Backups der Suite durchzuführen, und es ist wichtig, dass es Lösungen vorsieht, um dies effizient und funktional zu tun.
Es ist sicherlich wahr, dass die Daten in der Microsoft Cloud gespeichert werden, aber es ist immer möglich, dass ein Datenverlust auftritt. Eine der Hauptursachen ist der menschliche Fehler: Es kann passieren, dass Benutzer, die die Plattform nutzen, versehentlich eine falsche Datei überschreiben oder einen Ordner versehentlich löschen. Hinzu kann ein Synchronisationsabbruch kommen, bevor der lokale Kopiervorgang abgeschlossen ist, ebenso wie es passieren kann, dass das gesamte Team versehentlich gelöscht wird, einschließlich der zugehörigen SharePoint-Website. Nicht nur menschliche Fehler, sondern auch Ransomware und Malware bedrohen die in SharePoint Online gespeicherten Daten. Ein Angriff durch Viren und schädliche Agenten kann sich über das gesamte Unternehmensnetzwerk erstrecken, sich in die Microsoft-Plattform einschleichen, Dateien kopieren, verschlüsseln oder löschen oder den Zugang zu ihnen verhindern.
Welche Schutzoptionen bereits in SharePoint integriert sind
Während es wahr ist, dass es wichtig ist, regelmäßige und vielfältige Backups zu planen, ist es auch wahr, dass SharePoint einige integrierte Lösungen zum Schutz der Unternehmensdaten bietet. Wenn sie richtig konfiguriert und regelmäßig überprüft werden, sind die von Microsoft bereitgestellten Tools eine hervorragende Ausgangsbasis, um Dokumente und Archive auf der Plattform sicher und geschützt zu halten.
Die Wiederherstellung früherer Versionen
Eine der Lösungen, die SharePoint Online bietet, ist die automatische Transkription von Dateien bei Änderungen oder erneuten Uploads, mit einer Aktualisierung der Dokumentversion. Die Versionierung von Dateien ist einer der ersten Schritte zur Eindämmung des Datenverlusts. Nicht nur die Dokumente werden auf dem neuesten Stand gehalten, sondern es ist auch möglich, bei Bedarf mit wenigen Klicks frühere Versionen der Datei wiederherzustellen.
Die zweistufige Dateilöschung
Microsoft hat den Papierkorb nicht vergessen und tatsächlich mit zwei Löschphasen für Dokumente in SharePoint Online ausgestattet. Es passiert oft, dass eine Datei gelöscht wird und man nach einiger Zeit feststellt, dass man sie wieder braucht. Daher landet ein Dokument, wenn es aus der Microsoft Collaboration Suite gelöscht wird, zuerst im Papierkorb, wo es etwa 93 Tage aufbewahrt wird. Nach dieser Zeit wird die Datei verschoben und tritt in eine zweite Löschphase ein, auf die nur die Site-Administratoren Zugriff haben, die die Dokumente dann endgültig löschen oder wiederherstellen können.
Einstellung der Aufbewahrungsregeln für Dateien
SharePoint ermöglicht es, Richtlinien zu entwerfen und festzulegen, um zu bestimmen, wie lange Dateien aufbewahrt, welche gelöscht und wann sie gelöscht werden sollen. Die Einstellung von Aufbewahrungsregeln ermöglicht es daher, die Aufbewahrung von Dokumenten und Dateien an die betrieblichen Bedürfnisse anzupassen, mit dem großen Vorteil, stets die Originalversion einer Datei wiederherstellen zu können, auch nach ihrer Bearbeitung.
Die Microsoft-Backups
Microsoft hat die Durchführung von Backups in die Plattform integriert. Backups in SharePoint Online werden alle 12 Stunden erstellt und für 14 Tage aufbewahrt. Bei Problemen kann der Plattformadministrator Microsoft um die Wiederherstellung der letzten Backups bitten.
Was SharePoint Online nicht garantiert
Obwohl verschiedene Lösungen bereits in die Microsoft-Plattform integriert sind, bleiben einige Funktionen eingeschränkt und können keine ausreichende Sicherheit und Abdeckung gewährleisten. So ist es beispielsweise möglich, die Wiederherstellung der letzten von Microsoft durchgeführten Backups anzufordern, aber es ist nicht möglich, die Wiederherstellung einer einzelnen Datei oder eines bestimmten Ordners anzufordern. Die Wiederherstellung könnte außerdem etwa zwei Werktage dauern, wodurch der Geschäftsbetrieb verlangsamt und bedeutende Probleme verursacht werden könnten. Außerdem ist es, obwohl der Löschvorgang aus zwei Phasen besteht, nicht so einfach, Daten aus dem Papierkorb wiederherzustellen. Es ist tatsächlich nicht möglich, einen ganzen Ordner aus dem Papierkorb auszuwählen und wiederherzustellen, sondern es ist notwendig, jede Datei einzeln auszuwählen und sie einzeln wiederherzustellen.
Das Backup von Microsoft Office 365, angeboten von ACS
Die Lösung, um Risiken zu begrenzen und die Grenzen der Plattform zu überwinden, ist das Backup, das von Dritten durchgeführt wird. Das Backup von Microsoft Office 365, angeboten von ACS, ist ein Service, der auf dem Bedürfnis entwickelt und konzipiert wurde, die in der Microsoft 365-Umgebung geteilten Daten sicher und geschützt zu halten. Der Service umfasst das Backup von Daten aus SharePoint Online und OneDrive for Business sowie Exchange Online und Microsoft Teams. Das Backup von Microsoft Office 365 von ACS hilft Unternehmen, Daten sicher und verfügbar zu halten, und stellt Websites, Dokumente und Dateien schnell wieder her, wenn Probleme und unvorhergesehene Ereignisse auftreten. Durch den Managed Backup-Service für Microsoft 365 ist ACS Data Systems in der Lage, Datenverluste aus der SharePoint Online-Umgebung zu vermeiden und hohe Sicherheits- und Schutzniveaus zu gewährleisten. Der von erfahrenen und engagierten Fachleuten betreute Service ermöglicht außerdem eine erhebliche Zeit- und Ressourceneinsparung und optimiert Workflows und Wiederherstellungsverfahren unter allen Bedingungen.