Managed Workplace: Die Einsparung ist konkret

Interview mit Luis Plunger, Chief Financial Officer von ACS, für Executive

Das Thema Arbeitsplatz hat nicht nur Auswirkungen auf die Arbeitsweise einzelner Ressourcen, sondern auch auf die Unternehmensfinanzen, insbesondere in Bezug auf IT-Management und -Support.

In diesem Interview vertieft Luis Plunger die wirtschaftlichen Variablen und die erforderlichen Investitionen, um sie zu bewältigen, und bietet auch einige Überlegungen basierend auf seiner direkten Erfahrung als Finanzverantwortlicher.

Was ist ein Managed Workplace?

Um es einfach auszudrücken, handelt es sich um einen Arbeitsplatz mit inklusiven Dienstleistungen. Aber im Wesentlichen ist es viel mehr als ein einfacher Desktop-Computer oder Laptop. Es ist ein Schritt in Richtung eines neuen IT-Managementansatzes, der von spezifischen Arbeitsgeräten, wie PCs und Laptops, beginnen und sich auf andere Bereiche der IT-Abteilung eines Unternehmens ausweiten kann. Ich beziehe mich auf Sicherheit, Infrastruktur, vom traditionellen Data Center bis zur Cloud, Drucker und vieles mehr.

Warum sollte ein Unternehmen es einführen?

Es gibt mehrere Gründe, warum ein Unternehmen eine solche Lösung in Betracht ziehen sollte. Beginnend mit dem offensichtlichsten: die Überlastung interner Ressourcen, mit wenig Personal für die IT-Abteilung und wenig oder nicht spezialisiertem Personal, das spezifisch geschult werden muss, um diesen Geschäftsbereich intern zu verwalten. Ein Grund ist auch die zukunftsorientierte Vision des Managements, die Fähigkeit, Unternehmensführung und Aufmerksamkeit auf andere strategisch wichtige Projekte zu richten. Und wenn man sich von den täglichen Aufgaben des IT-Managements befreien kann, kommt dies diesem Geschäftsansatz zugute.

Was bedeutet das Outsourcing des Arbeitsplatzmanagements für ein Unternehmen in Bezug auf Kosten?

Technisch gesehen ist es korrekt, von TCO, also Total Cost Ownership, zu sprechen. Dies sind die Kosten, die ein Unternehmen intern tragen muss, um eine bestimmte Tätigkeit auszuführen. Im IT-Bereich bedeutet die Schulung interner Mitarbeiter oder die Suche nach bereits geschulten Experten hohe Kosten und Zeit. Und wie wir allgemein wissen, ist es nicht einfach, "Mitarbeiter" zu finden, insbesondere Senior-Positionen. Dies ist besonders für kleine und mittlere Unternehmen schwierig.
Es ist daher offensichtlich, dass ein externer Partner, der diesen Unternehmen kompetentes, bereits geschultes und zuverlässiges Personal zur Verfügung stellt, in jeder Hinsicht von Vorteil ist. Zum Beispiel berichten Kunden, die ACS als externen Partner für ihr Arbeitsplatzmanagement gewählt haben, von einer TCO-Reduzierung von bis zu 30%.

Was sind die Hauptvorteile der externen IT-Vergabe?

Sicherlich die Planbarkeit der Kosten, die skalierbar und im Voraus berechenbar sind, basierend auf einem monatlichen festen Betrag, der mit dem externen Partner, der den Dienst anbietet, vereinbart wurde. Es gibt also keine Überraschungen, und vor allem ist kein großes Anfangsbudget erforderlich; alles wird monatlich mit Klarheit und Transparenz verwaltet. Ich beziehe mich auf die sogenannten SLA (Service Level Agreements) mit vorab definierten Interventionszeiten, die dem Unternehmer Sicherheit geben, dass etwaige Probleme behandelt werden. Aber wir sprechen nicht nur von Problemen. Das gesamte Management wird vom externen Partner übernommen, von Systemupdates bis zur Ressourcenentsorgung, vom Virenschutz bis zur Verwaltung der von jedem Benutzer verwendeten Softwarelizenzen. Vor allem wenn das Unternehmen wächst, bietet eine leicht skalierbare und flexible Lösung einen klaren Vorteil.

Welcher ist also der ideale Kunde für eine verwaltete Lösung?

Eine Zielgruppe sind all jene Unternehmen, deren IT-Abteilung unter Druck steht und von Aufgaben überlastet ist und die den Alltag hinterherjagen. Diese Mitarbeiter von diesen Routineprozessen zu befreien, verbessert bereits den Betriebsablauf, ermöglicht aber auch neue IT-Ansätze, neue IT-Lösungen und vor allem neue strategische Herausforderungen. Jeder Unternehmer schaut auf seinen Sektor und dort muss er seine Ressourcen an Zeit und Aufmerksamkeit investieren. Daher sollte die IT-Abteilung nicht von ihrem Hauptfokus abgelenkt werden, dem eigenen Geschäft. Ein weiteres wichtiges Ziel ist der Unternehmer, der einerseits Wert auf qualitativ hochwertige Dienstleistungen mit garantierten Standards legt und andererseits auf die festen und kalkulierbaren Kosten der Lösung.

Was können Sie uns dazu sagen, dass diese Lösungen jetzt und in der Zukunft immer mehr Unternehmen in wirtschaftlich schwierigen Zeiten helfen?

Die Pandemie hat den Trend zu Abonnementdiensten verstärkt, da keine Investitionen erforderlich waren, die die Liquidität - die oft knapp war - binden würden und die für das eigene Geschäft und zur Finanzierung des Umlaufvermögens genutzt werden sollte. Die Möglichkeit, Lösungen mit kleinen monatlichen Beträgen zu verwalten, die die Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter aufrechterhalten, hat es den Unternehmen ermöglicht, auch im Home-Office-Szenario aufgrund von Reisebeschränkungen, Lockdowns oder anderen Situationen, die nicht mehr wie zuvor gehandhabt werden konnten (zum Beispiel Kinder zu Hause von der Schule, begrenzte Anzahl von Personen im Büro, Reisebeschränkungen zwischen verschiedenen Regionen...), weiterzuarbeiten.
Unternehmen sind nun viel sensibler für diese Themen, und die Potenziale von Managed Services sind enorm und bieten die notwendige Sicherheit, um weiterhin Geschäfte und Arbeit zu generieren. Wenn der Motor der Unternehmen läuft, tut dies auch die Wirtschaft, und alle profitieren davon.

Wie präsentieren Sie sich auf dem Markt und wer unterstützt Sie bei Ihrer Strategie?

Derzeit verwalten wir die Arbeitsplätze von mehreren Tausend Nutzern, sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor. Der Dienst Managed Workplace wurde insbesondere von einem Team von Experten in allen seinen Details und basierend auf den zahlreichen Marktfeedbacks, die wir im Laufe der Jahre gesammelt haben, entwickelt. Die Modularität des Dienstes ermöglicht es uns, ihn an die tatsächlichen Bedürfnisse des einzelnen Kunden anzupassen, gleichzeitig aber auch bestimmte Standards und Best Practices einzuhalten, die für die Qualität des Dienstes selbst von Vorteil sind.
Hinter all dem steht ein Team von Experten, eine Endpoint-Management-Software zur Fernverwaltung der meisten Dienste und ein Partner wie HPInc, der uns leistungsstarke und hochwertige PCs und Laptops liefert. Ein weiterer Mehrwert ist unsere flächendeckende Präsenz im Nordosten mit fünf Standorten und die Fähigkeit, Unternehmen dank der Unterstützung innovativer und technologischer Projekte wie dem Innovation Lab Next von HPE zu erreichen, das hochrangige Partner wie ACS bei der Einführung ihrer technologischen Lösungen auf dem Markt unterstützt.

Online auf Executive.it, Seiten 6-7.