Così il cloud sta rivoluzionando gli spazi in azienda

Il caso ACS Data Systems e la trasformazione possibile del Digital Workplace

La corsa, reattiva, verso il digitale, i collegamenti, le riunioni, le videoconferenze da remoto, il lavoro da casa… Siamo stati protagonisti di una corsa che ha esaurito la spinta nel momento in cui è stato chiaro che non si trattava di un’emergenza transitoria, ma di una “nuova normalità” in cui il digitale sarà sempre più forza motrice. Una rivoluzione che darà vita a un ambiente di lavoro multiforme in cui, a seconda delle necessità, sarà possibile lavorare da casa o in ufficio con la stessa user experience.
La trasformazione degli ambienti di lavoro è da tempo uno dei focus di ACS Data Systems, società italiana di eccellenza in ambito tecnologico che ha scelto di attingere alle più grandi infrastrutture e servizi digitali disponibili sul mercato, integrandoli per creare soluzioni ad hoc per le imprese. Come emerge dall’intervista a Michele Kerschbaumer, head of communication solutions di ACS che a partire dalle potenzialità della tecnologia analizza gli impatti fisici sullo spazio ufficio.

A detta di molti esperti, Microsoft Teams è stato un vero super eroe per milioni di aziende. Si può dire che questa piattaforma sta cambiando gli spazi di lavoro e i device, oltre le nostre abitudini?

È così! Seguo la videoconferenza da oltre 25 anni. Il modello basato sulla collaborazione a distanza non ha mai sfondato perché l’alto costo delle tecnologie e la difficoltà di utilizzo hanno minato la fiducia della maggior parte dei manager aziendali. Con l’avvento della videoconferenza basata su web le cose hanno preso una piega migliore, ma l’assenza di un vero e proprio standard e la dimensione dei brand che propongono questi sistemi, ha di fatto rallentato la loro diffusione. In questo contesto il colosso statunitense ha testato il terreno con i prodotti Lync, diventato poi Skype for Business, preparandosi alla vera e propria rivoluzione arrivata con Microsoft Teams… A questo si è aggiunto il fortissimo sviluppo del Cloud, effettivo perno di tutta l’evoluzione della web conference: porte aperte alla collaborazione globale e interattiva. Come ultimo aggiungiamo il miglioramento delle performance dei device, la semplificazione delle connessioni e il gioco è fatto!
In un simile contesto anche le connessioni e l’organizzazione stessa delle sale videoconferenze è stata rivoluzionata. Quali sono le regole per le “nuove” riunioni? Già prima del lockdown la diffusione dei device portatili ha accelerato la trasformazione delle sale riunioni aziendali.
Fino a 10 anni fa le sale riunioni in azienda erano poche e a esclusivo utilizzo dei dirigenti. Alcune volte le ho trovate addirittura utilizzate come archivi o comunque non per il loro scopo.
Le poche presenti erano spesso dotate di sistemi chiusi, progettati da aziende che nulla avevano a che fare con l’informatica e di conseguenza realizzate con tecnologie difficili da capire e far funzionare. Tutto ciò è cambiato negli ultimi 5 anni. Abbiamo visto crescere esponenzialmente il numero delle sale, più piccole e più smart, e questa è la richiesta che riceviamo giornalmente: un monitor di grandi dimensioni, un device come, ad esempio, una Soundbar con webcam, microfoni e diffusori, nonché un dispositivo per la connessione wireless e si comincia!

In che modo ACS si è organizzata per rispondere a queste nuove esigenze?

In azienda abbiamo riprogettato le nostre soluzioni software orientandole nella direzione guidata dalla domanda. Ad esempio il Room Booking, non è più solo la visualizzazione della prenotazione, ma anche di informazioni sulla capienza e sulle regole di sicurezza da tenere in sala. Questa soluzione è stata estesa anche al display di sala attraverso una soluzione Room Welcome che visualizzerà, prima di ogni riunione, le informazioni per l’utilizzo della tecnologia e le da rispettare. E poi c’è la gestione e manutenzione a distanza: tutti i device collegati in rete hanno la possibilità di aggiornarli da remoto e mantenerli nel tempo. Una nuova e necessaria visione di supporto.

Veniamo allo spazio vero e proprio e a qualche consiglio pratico in questa difficile fase di ripartenza. Come devono essere progettate le nuove sale riunioni oggi?

Con l’avvento degli openspace le meeting room hanno assunto un ruolo fondamentale, diventando un luogo dove condividere le idee con i propri colleghi. Lo Smart Working ha fatto il resto. Progettiamo giornalmente le sale di molti nostri clienti e cerchiamo sempre di trovare delle soluzioni smart con il giusto prezzo. 4, 6, 10 posti: queste sono le nuove esigenze di spazio. Con pareti trasparenti e allestimenti di design, le nuove meeting room rispecchiano la voglia di rilanciare il benessere sul posto di lavoro. Molti designer e architetti stanno progettando tavoli predisposti ad ospitare le tecnologie volte a soddisfare le richieste di videoconferenza e Unified Communication & Collaboration. Anche la questione acustica è diventata importante. Progettare bene vuol dire ottimizzare il budget. Integrare in maniera intelligente le tecnologie nell’arredo è diventata un’esigenza che i progettisti vogliono soddisfare. Le connessioni wireless come ad esempio il nuovo sistema Barco della serie CX ci stanno aiutando a realizzare progetti di altissimo livello con bassissimo impatto di cablaggio e predisposizioni.

La corsa al digitale scattata in questa epoca di emergenza è una reazione “temporanea” o una rivoluzione destinata a lasciare un segno? Se sì, quale?

Personalmente sto lavorando a un’idea: lo sviluppo di un pacchetto meeting room per l’Home Office. Le figure di comando in azienda potrebbero pensare di allestire una stanza in casa per presenziare alle riunioni importanti senza doversi spostare presso le sedi indicate. Questo presuppone però una qualità di connessione che non possono essere soddisfatte da un normale device portatile. Inoltre, avere un luogo dedicato al lavoro in casa è secondo me una strategia assolutamente vincente. Lavorare in cucina o in salotto non è come immergersi nel proprio ufficio multimediale casalingo. Noi siamo pronti per aprire questo nuovo filone nel cuore delle imprese.

Articolo pubblicato su Office Layout ottobre 2020.