IL NOSTRO SISTEMA DI WHISTLEBLOWING

In ACS S.p.A. riteniamo fondamentale che tutti i nostri stakeholder possano contare su un’organizzazione affidabile, etica e trasparente. Per questa ragione, abbiamo istituito un canale di segnalazione per dare la possibilità di segnalare eventuali irregolarità, comportamenti illeciti o violazioni che potrebbero arrecare pregiudizio o danno alla Società o a terzi.

La gestione delle segnalazioni è affidata ad ACS Group S.p.A., che opera attraverso l’Head of Legal and Compliance, in qualità di Whistleblowing Manager.

Il Whistleblowing Manager tratta le segnalazioni nel rispetto delle garanzie previste dalla normativa applicabile, con particolare attenzione alla tutela della riservatezza dell’identità del segnalante e alla protezione da eventuali atti ritorsivi o discriminatori connessi alla segnalazione.

Inoltre, i dati personali acquisiti sono trattati nel pieno rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 e del Codice Privacy: Privacy Policy Whistleblowing

CHI PUÒ EFFETTUARE UNA SEGNALAZIONE?

Le segnalazioni possono essere trasmesse da dipendenti, collaboratori, volontari, tirocinanti, lavoratori autonomi e, più in generale, da tutti i soggetti che intrattengono o hanno intrattenuto rapporti professionali o lavorativi con la Società e che siano venuti a conoscenza di un illecito o di un’irregolarità nell’ambito del proprio contesto lavorativo. 

La segnalazione può essere inviata anche da soggetti esterni (ad esempio, dai fornitori), purché le informazioni oggetto della segnalazione siano state acquisite nell’ambito del rapporto professionale o lavorativo con la Società.

Le informazioni sulle violazioni possono essere acquisite anche nelle fasi di selezione o in altre fasi precontrattuali. Le segnalazioni, inoltre, possono essere trasmesse anche dopo lo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sono state apprese prima dello scioglimento stesso.

COME SI PUÒ EFFETTUARE UNA SEGNALAZIONE?

Le segnalazioni possono essere inviate, in forma scritta o orale, attraverso la piattaforma accessibile direttamente dal sito web di ACS S.p.A.: Piattaforma Whistleblowing

Attraverso la piattaforma, il segnalante può descrivere i fatti oggetto della segnalazione, allegare eventuali documenti di supporto e interloquire con il Whistleblowing Manager nel rispetto della riservatezza.

Il segnalante può inoltre chiedere un incontro diretto con il Whistleblowing Manager.

È opportuno che il segnalante fornisca quante più informazioni possibili in merito all’accaduto, quali, a titolo esemplificativo: una descrizione chiara e dettagliata dei fatti, le circostanze di tempo e di luogo, i soggetti coinvolti o comunque informati sui fatti.

Il Whistleblowing Manager è chiamato a coinvolge l’Organismo di Vigilanza nell’attività di istruttoria che riguarda le segnalazioni aventi ad oggetto condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001 o violazioni del Modello di organizzazione, gestione e controllo.

QUALI COMPORTAMENTI SI POSSONO SEGNALARE?

Possono essere segnalati tutti quei comportamenti, atti od omissioni che ledano l’interesse pubblico o l’integrità della Società e che consistono in:

• condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001 o violazioni del Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato dalla Società;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea relativi ai seguenti settori: appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno (ad esempio, violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato);

• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori citati.

Non rientrano, invece, nel campo di applicazione del canale Whistleblowing le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere personale del segnalante, che attengano esclusivamente al proprio rapporto individuale di lavoro o ai rapporti con figure gerarchicamente sovraordinate.

COSA SUCCEDE DOPO L’INVIO DELLA SEGNALAZIONE?

Le segnalazioni sono ricevute e gestite dal Whistleblowing Manager.

Entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione, il Whistleblowing Manager invierà al segnalante un avviso di ricevimento.

In via preliminare, sarà valutata la fondatezza della segnalazione e la pertinenza della stessa rispetto alle violazioni segnalabili. Qualora necessario, il Whistleblowing Manager potrà richiedere al segnalante chiarimenti, integrazioni o ulteriori informazioni attraverso il canale utilizzato per la segnalazione. 

Una volta istruita la segnalazione ed eseguiti i dovuti accertamenti, il segnalante riceverà un riscontro sull’esito o sullo stato della segnalazione entro i termini previsti dalla normativa applicabile. 

Il Whistleblowing Manager può disporre l’archiviazione della segnalazione qualora la stessa risulti manifestamente infondata, generica, non sufficientemente circostanziata o non pertinente rispetto al campo di applicazione. 

VENGONO TRATTATE ANCHE LE SEGNALAZIONI ANONIME?

Il canale di segnalazione è strutturato per garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e degli altri soggetti tutelati dalla normativa.

Per consentire una gestione più efficace della segnalazione, è preferibile che il segnalante indichi la propria identità. Tuttavia, eventuali segnalazioni anonime, qualora siano adeguatamente circostanziate e contenenti elementi sufficienti a consentire le necessarie verifiche, saranno prese in considerazione e gestite come segnalazioni ordinarie, secondo quanto previsto dalla procedura interna e in conformità alle indicazioni contenute nelle Linee Guida ANAC.

Resta fermo che, qualora la persona che abbia effettuato una segnalazione anonima venga successivamente identificata, alla stessa saranno garantite le misure di protezione previste dal d.lgs. 24/2023.

COME VIENE TUTELATA LA RISERVATEZZA?

La Società garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta, delle persone comunque menzionate nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Le informazioni relative alla segnalazione sono trattate mediante strumenti e misure idonei a proteggerle da accessi non autorizzati, anche attraverso sistemi di sicurezza informatica, misure di segregazione degli accessi e, ove applicabile, strumenti di crittografia.

L’identità del segnalante è conosciuta esclusivamente dal Whistleblowing Manager e dagli eventuali soggetti specificamente autorizzati nei soli casi in cui ciò sia necessario per la gestione della segnalazione, nel rispetto della normativa applicabile.

L’identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo consenso espresso, salvo i casi espressamente previsti dalla legge.

COSA SUCCEDE SE LA SEGNALAZIONE RIGUARDA IL WHISTLEBLOWING MANAGER?

Qualora la segnalazione riguardi il Whistleblowing Manager, o sussista comunque una situazione di conflitto di interessi che possa comprometterne l’imparzialità, il Whistleblowing Manager si astiene dalla gestione della segnalazione.

In tali casi, la segnalazione sarà gestita secondo le modalità alternative previste dalla procedura interna, assicurando in ogni caso autonomia, imparzialità, riservatezza e tutela del segnalante.

USI IMPROPRI DEL CANALE (RIVENDICAZIONI PERSONALI, SEGNALAZIONI PALESEMENTE INFONDATE O DIFFAMATORIE)

Il canale di segnalazione non può essere utilizzato per effettuare segnalazioni manifestamente infondate, diffamatorie, calunniose, opportunistiche o effettuate al solo scopo di danneggiare altri soggetti.

Qualora emerga che la segnalazione sia stata effettuata con dolo o colpa grave, o comunque con l’intenzione di danneggiare o incolpare ingiustamente altri soggetti, la Società si riserva di intraprendere le opportune iniziative, anche di natura disciplinare o legale.

Inoltre, nel caso in cui la responsabilità del segnalante sia accertata (ad esempio, con sentenza di primo grado), non si applicheranno le tutele previste dal d.lgs. 24/2023.

LE SEGNALAZIONI ESTERNE

Il d.lgs. 24/2023 prevede la possibilità di effettuare una segnalazione ad ANAC nei seguenti casi:

• non è stato istituito, nel proprio contesto lavorativo, un canale di segnalazione o se attivato questo non risulta conforme a quanto previsto dal d.lgs. 24/2023;
• il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna, ma questa non ha avuto seguito;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, a questa non sarebbe dato efficace seguito ovvero questa potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente e palese per il pubblico interesse.