Allestimento sale riunioni tecnologiche: la guida completa

Il periodo Covid, caratterizzato da lunghi periodi di isolamento e lontananza dovuti ai vari lockdown, ha impattato fortemente sul modello di organizzazione del lavoro e interrotto la quotidianità della vita aziendale, fatta di incontri, pause caffè e strette di mano con i colleghi.

Tuttavia, il lavoro da remoto, entrato 4 anni fa nella nostra realtà lavorativa, è destinato a restarci: secondo l’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, sono più di cinque milioni gli italiani che continuano a lavorare da remoto.

Il ruolo di collaborazione e co-working svolto dalle sale riunioni è tornato quindi ad essere centrale, ed è in questo contesto che si inserisce la nuova branca definita Unified Communication & Collaboration, la quale ha l'obiettivo di rendere semplice e unificata la comunicazione e collaborazione in azienda.

Le nuove sale riunioni tecnologiche devono essere arredate rispettando le esigenze dei collaboratori, e dunque essere:

• connesse da remoto tramite sistemi di videoconferenza
• dotate di dispositivi tecnologici facili da utilizzare e intuitivi
• confortevoli, flessibili e personalizzabili

Come allestire una sala riunioni: i tre parametri chiave, spazi, target e funzioni

Prima di iniziare ad allestire una sala riunioni tecnologica, è fondamentale tenere conto degli spazi disponibili, in base ai quali si può stabilire il target a cui la sala è destinata e le attività e funzioni che i collaboratori andranno a svolgere al suo interno.

Un’ampia sala riunioni è ottima per incontrare i clienti e ospitare le riunioni dei manager e dirigenti: l’arredamento dev’essere formale, confortevole, elegante, che possa rispecchiare il brand dell’azienda rendendone visibili la mission e i valori e tradizionalmente con una disposizione centrale del tavolo.

Le cosiddette “huddle room” sono la soluzione ideale per i piccoli spazi: sono perfette per un gruppo dai 4 ai 6 partecipanti, per riunioni brevi, videoconferenze e incontri informali. La disposizione e le caratteristiche dell’arredamento possono seguire uno spirito informale e creativo.
Qualsiasi siano i parametri da seguire, tieni sempre a mente che:

• gli strumenti audio e video devono adattarsi alle dimensioni della sala, così come il campo visivo delle webcam e il raggio d’azione dei microfoni
• le lunghe riunioni quotidiane non sono mai piacevoli, dunque gli spazi e l’arredamento devono essere confortevoli

Personalizzazione e flessibilità: trasforma qualsiasi spazio in una sala riunioni

Disponi di aree collaborative limitate? È utile ricordare che qualsiasi ufficio o stanza disponibile può trasformarsi in uno spazio condiviso funzionale. I dispositivi per le videoconferenze e i display interattivi per il brainstorming possono essere dotati di basi portatili con rotelle e carrelli che permettono ai collaboratori di iniziare una riunione ovunque vogliano e in qualsiasi momento. Letteralmente una sala riunione a portata di mano!

Invece, qualora l’ampiezza degli spazi aziendali fosse eccessiva per gli incontri quotidiani tra pochi collaboratori, è utile adattare le meeting room disponibili, magari tramite pareti divisorie mobili (meglio se fonoassorbenti) che possono suddividere una grande sala conferenze in aree riunioni più piccole, oppure raggruppando la disposizione dei tavoli e sedie in modo da rendere le conversazioni meno impersonali.

Sfrutta la creatività per creare luoghi personalizzati: cambiando la collocazione del tavolo e delle sedie si possono sperimentare diversi modelli di sala in base allo scopo della riunione. Una disposizione a ferro di cavallo pone il focus su un singolo interlocutore, quella a banchi di scuola consente una comunicazione unidirezionale con l’audience mentre più postazioni sparse per la stanza sono ottime per i lavori di gruppo. La sistemazione a platea è utile per presentazioni in sale grandi, e il classico tavolo rettangolare al centro della sala è ottimo per i meeting decisionali tra più collaboratori.

Per rendere le tue sale riunioni ancora più personali e user-friendly, il sistema Room Booking composto da un display LED posizionato all’entrata delle sale riunioni è la soluzione ideale per mostrare diverse informazioni, quali il tema o titolo delle riunioni, lo stato occupazionale della sala, la capienza, le regole sulla sicurezza e sul distanziamento sociale da rispettare.

Allestimento sala conferenze: i dispositivi must-have

Allestire una sala riunioni tecnologica al passo con i tempi è certamente la sfida per ogni azienda: come gestire i dispositivi delle videoconferenze? Come renderla smart e a portata di click? Come permettere ai collaboratori di lavorare insieme sullo stesso display?

Per rispondere a queste e alle nuove esigenze di collaborazione, noi di ACS Data Systems offriamo consulenza e progettazione di sale riunioni proponendo la migliore soluzione tecnologica del momento, integrandola con gli elementi già presenti e su misura per ogni necessità. Oltre all’installazione e manutenzione di tutti i dispositivi, proponiamo una fase di formazione e supporto per coloro che utilizzano le sale e forniamo assistenza telefonica.

Ma arriviamo ora al cuore tecnologico delle sale riunioni. Nell’allestimento di una sala riunioni tecnologica non possono mancare le seguenti soluzioni, pensate da ACS per uno spazio smart in grado di accogliere fino a 10 persone.

Scopri i dispositivi più adatti nella sezione del sito dedicata alle videoconferenze.

I monitor e display necessari per una sala conferenze:

• Room booking: un display fuori porta che ottimizza i flussi di lavoro mostrando l’occupazione e le prenotazioni della sale aggiornate automaticamente in base al calendario interno e le informazioni sulla capienza e sulle regole di sicurezza da tenere in sala. È integrabile con i più diffusi software (Microsoft 365, Exchange, Lotus ecc.) e dispone di un layout personalizzabile.
• Monitor Samsung Serie QMR: un monitor da parete con display 4K UHD pensato per sale riunioni e conferenze che, attraverso una tastiera e mouse Bluetooth, consente la gestione di un desktop remoto sulle macchine aziendali senza il bisogno di un PC esterno. Lo schermo è compatibile con diversi software di coworking che semplificano le operazioni di controllo degli schermi e dei dispositivi endpoint.
• Samsung Display Interattivo Flip: un display touch con feedback in tempo reale in grado di trasformare qualsiasi spazio in una sala riunioni grazie allo stand mobile. Sostituisce le tradizionali lavagne magnetiche bianche e i blocchi appunti fungendo da lavagna interattiva per il brainstorming. Permette l’utilizzo in contemporanea fino a 4 persone e può essere configurato in modalità orizzontale o verticale per rispondere alle varie esigenze collaborative.

I dispositivi audio più adatti per una sala riunioni moderna:

• Poly Studio X30: una soundbar USB che include una videocamera 4K con tracking automatico dell’interlocutore, e predisposta per operare tramite cloud con piattaforme come Microsoft Teams e Zoom. Lo speaker è mono ed il microfono è in grado di eliminare il rumore di sfondo, dispone infatti della Poly Acoustic Fence in grado di capire quante persone sono all’interno della meeting room e creare una bolla audio che isola i rumori esterni.
• Poly Tablet TC8 (inclusa nell’acquisto della soundbar): il tablet touch da è progettato per supportare le videoconferenze e per facilitare le interazioni con la soundbar. Permette di gestire facilmente diverse conferenze in remoto, in diretta, utilizzando i contatti importati sul tablet e senza dover servirsi di un altro dispositivo per avviare la conversazione.

Il dispositivo per la condivisione di contenuti ideale per una meeting room all'avanguardia:

• Clickshare Barco serie CX-30: è un sistema innovativo per conferenze della tipologia ClickShare indispensabile quando si vuole condividere contenuti da un portatile o PC fisso, tramite un semplice click. È adatto a sale di piccole e media dimensioni con un basso impatto di cablaggio ed utilizzabile anche da remoto con app collaborative e funziona con qualsiasi tecnologia per la comunicazione unificata e qualsiasi marca di periferiche USB. Viene gestito in totale sicurezza tramite il cloud.

Dunque per essere definite “tecnologiche”, le sale riunioni devono essere il fulcro dell’aziende, luoghi di collaborazione personalizzabili e flessibili che mettono al centro le persone e che rispettano le esigenze di smartworking, funzionali sia negli spazi più ampi che quelli ridotti. Con dispositivi moderni e aggiornati pensati ad hoc per il tipo di sala e con delle basi portatili, qualsiasi spazio può diventare una meeting room!

Scopri tutte la soluzione ACS per la sala riunioni gestita e le soluzioni INFINITYS per delle smart meeting room tra cui il sistema di Room Booking!