Backup SharePoint, come funziona e perchè è importante

È tra gli strumenti più utilizzati fra quelli messi a disposizione da Microsoft. Comodo e intuitivo, SharePoint è una piattaforma di collaborazione introdotta dal colosso informatico già nel lontano 2003. Nata come strumento di gestione di documenti e archivio, è cresciuta negli anni seguendo le richieste di innovazione che le aziende avanzavano utilizzando più spesso internet. Si è trasformata così in una piattaforma dedicata alle organizzazioni per aiutarle nella creazione e gestione di contenuti; in particolare, SharePoint offre la possibilità di creare siti web aziendali accessibili ai dipendenti della stessa organizzazione tramite intranet. In questo modo è possibile archiviare e catalogare dati e documenti in modo semplice e funzionale per l’azienda stessa, unendo un sistema di ricerca intuitivo e avanzato.

Backup SharePoint: i vantaggi della piattaforma Microsoft

SharePoint non è soltanto catalogazione e ricerca avanzata. La piattaforma permette infatti di creare pagine destinate a specifici dipartimenti con funzionalità ottimizzate e diversificate, rendendo disponibili al contempo nella home page di ogni utente le informazioni che l’organizzazione deve porre in evidenza. Fiore all’occhiello dei sistemi organizzativi aziendali, SharePoint supporta la creazione di un workflow fluido e intuitivo, velocizzando da un lato i processi di lavoro, dall’altra la comunicazione interna all’azienda. Elenchi e librerie permettono di classificare in modo preciso file e documenti, personalizzando e controllando le autorizzazioni di accesso in modo attento. Installabile all’interno della propria rete aziendale o utilizzabile in modalità software-as-service all’interno di Microsoft 365, SharePoint offre evidenti vantaggi competitivi all’impresa.

Perché è importante fare il backup di SharePoint

Per la sua rilevanza all’interno dei processi aziendali, è importante organizzare backup dedicati e sicuri, arginando così il rischio di perdere in modo imprevedibile il proprio lavoro, con pesanti ripercussioni sulla produttività aziendale e l’organizzazione interna dei processi. Spesso, infatti, si ritiene erroneamente di non dover prevedere azioni di backup, sottovalutando eventuali problematiche inaspettate. In realtà, effettuare il backup della suite è responsabilità dell’azienda ed è importante che la stessa preveda soluzioni per farlo in maniera efficiente e funzionale.
È certamente vero che i dati vengono archiviati nel cloud Microsoft, ma è sempre possibile che si verifichi una perdita di dati. Una delle prime cause è l’errore umano: può succedere che utenti che utilizzano la piattaforma sovrascrivano per errore un file sbagliato, o eliminino in modo accidentale una cartella. A questo si può aggiungere un’interruzione della sincronizzazione prima che il processo di copia in locale venga terminato, così come può capitare di eliminare per errore l’intero team e con esso il sito di SharePoint collegato. Non solo l’errore umano, ma anche la presenza di ransomware e malware minacciano i dati archiviati in SharePoint Online. Un attacco da parte di virus e agenti malevoli può verificarsi su tutta la rete aziendale, infiltrandosi nella stessa piattaforma Microsoft, copiando, crittografando o eliminando i file originali o impedendone l’accesso.

Quali sono le opzioni di protezione già integrate in SharePoint

Se è vero che è importante prevedere l’esecuzione di backup periodici e molteplici, è anche vero che SharePoint offre alcune soluzioni integrate per proteggere i dati aziendali. Se configurati in modo corretto e controllati periodicamente, gli strumenti forniti da Microsoft sono un’ottima base di partenza per mantenere sicuri e protetti documenti e archivi presenti in piattaforma.

Il ripristino delle versioni precedenti

Una delle soluzioni che SharePoint online offre è la trascrizione automatica dei file quando vengono modificati o ricaricati, con un aggiornamento della versione del documento. Il controllo delle versioni dei file è uno dei primi step che permettono di arginare la perdita dei dati. Non solo i documenti sono mantenuti aggiornati, ma è possibile ripristinare con pochi click versioni precedenti del file in caso di necessità.

Le due fasi di eliminazione dei file

Microsoft non ha dimenticato il cestino e anzi, ha provvisto SharePoint Online di ben due fasi di eliminazione dei documenti. Capita spesso infatti di eliminare un file e dopo qualche tempo accorgersi di averne di nuovo bisogno. Per questo, quando si procede ad eliminare un documento dalla Collaboration Suite di Microsoft, esso finisce in un primo cestino dove viene conservato per circa 93 giorni. Trascorso il periodo, il file viene spostato e rientra in una seconda fase di eliminazione, alla quale possono avere accesso solamente gli amministratori del sito, che possono quindi eliminare definitivamente o ripristinare i documenti.

Impostazione delle regole di conservazione dei file

SharePoint permette di progettare e definire linee guida per determinare per quanto tempo conservare i file, quali eliminare e quando. L’impostazione di regole di conservazione permette quindi di personalizzare la conservazione di documenti e file in base alle necessità aziendali, con il grande vantaggio di poter ripristinare sempre la versione originale di un file, anche dopo la sua modifica.

I backup Microsoft

Microsoft ha integrato l’esecuzione di backup all’interno della piattaforma. I backup in SharePoint online, infatti, vengono creati ogni 12 ore e prevedono una conservazione per 14 giorni. In caso di problematiche, l’amministratore della piattaforma può richiedere a Microsoft un ripristino degli ultimi backup.

Cosa SharePoint online non garantisce

Nonostante siano disponibili diverse soluzioni già integrate nella piattaforma Microsoft, alcune funzioni rimangono limitate e non riescono a garantire una sicurezza e copertura sufficienti. È possibile, ad esempio, richiedere il ripristino degli ultimi backup eseguiti da Microsoft, ma non è possibile richiedere il ripristino di un singolo file o di una specifica cartella. Il ripristino potrebbe inoltre richiedere circa due giorni lavorativi, rallentando così la funzionalità aziendale e generando problemi rilevanti. Inoltre, nonostante il flusso di eliminazione sia costituito da due fasi, non è così facile ripristinare i dati dal cestino. Non è infatti possibile selezionare e ripristinare un’intera cartella dal cestino, ma è necessario selezionare ciascun file e ripristinarli uno alla volta.

Il Backup di Microsoft Office 365 offerto da ACS

La soluzione che permette di arginare i rischi e superare i limiti della piattaforma è il backup eseguito da terze parti. Il Backup di Microsoft Office 365 offerto da ACS è un servizio pensato e progettato sulla necessità di mantenere sicuri e protetti i dati condivisi nell’ambiente Microsoft 365. Il servizio prevede l’esecuzione di backup dei dati di SharePoint Online e OneDrive for Business, oltre a Exchange Online e Microsoft Teams. Backup di Microsoft Office 365 di ACS aiuta le aziende a mantenere i dati al sicuro e disponibili, ripristinando velocemente siti, documenti e file in caso di problematiche ed eventi imprevisti. Attraverso il servizio di Managed Backup per Microsoft 365, ACS Data Systems è in grado di evitare la perdita dei dati dall’ambiente SharePoint online, garantendo alti livelli di sicurezza e protezione. Il servizio gestito da professionisti esperti e dedicati permette inoltre un notevole risparmio di tempo e risorse, ottimizzando flussi di lavoro e procedure di ripristino in qualsiasi condizione.