Total Cost of Ownership: definizione e importanza

TCO: cos'è il Total Cost of Ownership

Quanto costa una postazione di lavoro?

Tra i dettagli spesso ignorati dagli imprenditori, ci sono i costi reali e concreti legati alla gestione di una postazione di lavoro. Con “postazione” non intendiamo l’hardware, che va considerato a parte, ma un insieme di attività ripetitive ma estremamente critiche, tanto da essere alla base di alcuni dei più gravi attacchi ransomware degli ultimi anni.

Queste attività comprendono e non si limitano a:

• gestione del parco macchine installato;
• installazione e aggiornamento di sistemi operativi;
• gestione delle possibili vulnerabilità;
• assistenza tecnica;
• gestione delle garanzie;
• refresh tecnologico delle macchine;
• gestione del personale in entrata e in uscita;
• gestione della compliance con le normative vigenti.

Secondo le più recenti stime, questo insieme di attività arrivano ad avere costi mensili e per singola postazione tra i 65 e i 95 euro. A questo va ovviamente aggiunto il costo dell’hardware, ad esempio computer, stampanti e monitor.

L’impatto dei costi di digitalizzazione

Gli ultimi anni sono stati caratterizzati dalla forte accelerazione digitale delle imprese, che hanno visto i propri spazi di lavoro cambiare forma e DNA. Ecco perché molti CFO e responsabili amministrativo/finanziari italiani si interrogano sempre di più sui costi che comporta la trasformazione delle postazioni aziendali.

Le domande più frequenti sono principalmente due: quali sono gli impatti dei costi delle postazioni sul conto economico aziendale? In che modo la gestione di questi costi e di queste attività impatta sulle ore lavorative? Domande assolutamente lecite e che è fondamentale porsi per affrontare il processo di digitalizzazione in modo corretto.

Cosa significa TCO?

Come per le postazioni di lavoro, le aziende hanno capito sulla loro pelle che il digitale trasforma e rende più competitiva la produzione, la supply chain, le vendite. Tuttavia, è fondamentale che l’accelerazione verso il digitale sia strutturata e guidata affinché i costi siano sempre sotto controllo.

Il cambiamento repentino dal punto di vista tecnologico ha come conseguenza diretta l’aumento delle complessità di gestione. Complessità che, nella maggior parte dei casi, le aziende affidano direttamente alla propria funzione IT.

Ne consegue che il reparto IT di un’azienda si trova a dover gestire sia un processo di trasformazione rapido e complesso, sia la pressione esercitata dalla necessità di ottimizzare i budget, specialmente in un periodo storico in cui i costi di materie prime ed energia sono in aumento.

La somma di questi trend porta ad un’unica conclusione: la progressione del TCO, ovvero del Total Cost of Ownership, l’ammontare dei costi che un’azienda deve sostenere internamente, con le proprie risorse, per svolgere una certa attività

A cosa serve il TCO - Total Cost of Ownership?

Calcolare bene il TCO è buona pratica da sempre ma, oggi più che mai, è un passaggio vitale per ogni azienda. Come abbiamo detto TCO è l'acronimo di Total Cost of Ownership, che indica il costo totale di proprietà.

Il TCO corrisponde quindi alla valutazione di tutti i costi sostenuti dall'organizzazione per l'acquisto, l'installazione, l'esecuzione e la manutenzione di un bene. Questo calcolo, specialmente successivamente alla pandemia, assume un ruolo ancora più importante.

Da un lato, la carenza di semiconduttori in ambito ICT ha causato notevoli difficoltà nel reperimento di hardware come notebook, monitor e smartphone. Dall’altro, sono aumentati in modo vertiginoso i costi di gestione della tecnologia di base che un’azienda deve possedere per la normale operatività.

Di fronte a complessità crescenti e costi sempre più alti, il risultato è un inevitabile impulso verso l’esterno che induce le aziende a trasferire le complessità di gestione delle proprie tecnologie a soggetti terzi in grado di farsi carico dell’intero processo.

Come gestire il TCO con il supporto di un partner IT

Gestire in modo efficace i costi totali di proprietà (TCO) è diventato un aspetto cruciale per le aziende. Una corretta gestione del TCO implica il controllo attento delle spese relative all'acquisizione, alla manutenzione e alla gestione delle risorse tecnologiche aziendali, inclusi i dispositivi hardware e software.

Questo approccio consente alle aziende di ottimizzare il ciclo di vita dei dispositivi, garantendo che gli aggiornamenti e le riparazioni siano effettuati in modo tempestivo e che la sicurezza dei dati sia mantenuta fino alla dismissione finale dei dispositivi. Per farlo nel modo più efficace, è sempre consigliabile rivolgersi a un partner IT competente.

Servizi IT gestiti per la propria postazione di lavoro

Un partner IT può offrire servizi IT gestiti per la completa fornitura dell’hardware e di tutti gli strumenti correlati all’amministrazione delle postazioni di lavoro. Questi servizi possono comprendere:

• implementazione delle soluzioni;
• installazione degli applicativi;
• gestione del ciclo di vita dei dispositivi utilizzati;
• aggiornamenti software;
• interventi on-site per riparazioni, ricambi, trasferimenti e reinstallazioni;
• dismissione a fine vita dei device con cancellazione sicura e conforme dei dati.

Una soluzione gestita e totalmente a carico di un team di esperti assicura che le postazioni di lavoro siano sempre aggiornate, monitorate e sicure, senza richiedere ulteriori interventi da parte dell'azienda.

Inoltre, il monitoraggio centralizzato delle risorse tecnologiche installate, supportato da una reportistica costante, permette di tenere sotto controllo sia l'inventario che gli aggiornamenti necessari, contribuendo alla sicurezza e all'efficienza operativa.

Come ridurre il TCO grazie a un servizio gestito

La riduzione del TCO può essere ottenuta attraverso una pianificazione accurata dei costi, che divengono così prevedibili e scalabili. L’adozione di un servizio gestito a canone mensile permette di accedere a competenze specializzate difficilmente reperibili internamente, garantendo un supporto continuo e qualificato, nonché di ridurre significativamente il TCO, con un risparmio fino al 30%.

I servizi IT gestiti di ACS Data Systems

Grazie ai propri Managed IT Services, ACS Data Systems è il partner ideale per la gestione strategica dell’IT aziendale. ACS offre infatti una proposta completa di servizi che possono essere personalizzati e adattati alle specifiche necessità del cliente; così, un’azienda può dedicarsi in tutta tranquillità alle attività quotidiane, senza pensare alla gestione dell’IT.

Nell’ambito delle postazioni di lavoro, ACS offre le soluzioni Managed Workplace e Managed Virtual Workplace, che garantiscono postazioni di lavoro sempre aggiornate, monitorate, sicure, e una riduzione concreta del TCO.