INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI  NELLA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI DI CONDOTTE ILLECITE (WHISTELBLOWING)

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE n. 679/2016 (di seguito il "GDPR") e del d.lgs.196/2003 e s.m.i., ACS DATA SYSTEMS S.P.A. (di seguito la “Società” o il “Titolare”) fornisce le seguenti informazioni in merito al trattamento dei dati personali (di seguito i “Dati”) effettuato in relazione alla gestione delle segnalazioni di cui al d.lgs. 24/2023 in tema di whistleblowing (comunicazioni scritte od orali di informazioni su violazioni).

A. TITOLARE DEL TRATTAMENTO E RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI

Il Titolare del trattamento dei Dati degli utenti del Sito è ACS DATA SYSTEMS S.P.A., con sede legale in 39100 - Bolzano (BZ), Via Luigi Negrelli 6 (“ACS” o “Titolare”).

La Società è contattabile ai seguenti recapiti:

• via posta ordinaria al seguente indirizzo: ACS DATA SYSTEMS S.P.A., Via Luigi Negrelli, 6, 39100 - Bolzano
• via e-mail al seguente indirizzo: privacy@acs.it
• via posta certificata al seguente indirizzo: info@pec.acs.it

La Società ha nominato un responsabile della protezione dei dati, contattabile ai seguenti recapiti:

• via posta ordinaria al seguente indirizzo: ACS DATA SYSTEMS S.P.A., Via Luigi Negrelli, 6, 39100 – Bolzano – All’attenzione del Data Protection Officer
• via e-mail al seguente indirizzo: privacy@acs.it
• via posta certificata al seguente indirizzo: info@pec.acs.it

B. TIPOLOGIA E NATURA DEI DATI OGGETTO DI TRATTAMENTO

Per l’effettuazione delle segnalazioni in forma scritta e orale, la Società si avvale della piattaforma EcosAgile, fornita da Softagile S.r.l. La Società ha inoltre previsto la possibilità di effettuare un incontro con il personale addetto alla gestione delle segnalazioni.

L'invio di una segnalazione di cui al d.lgs. 24/2023 in tema di whistleblowing attraverso i canali previsti dalla Società comporta la successiva eventuale acquisizione di una serie di informazioni (dati di contatto, necessari per rispondere alla segnalazione, nonché eventuali altri dati personali inseriti nella segnalazione o nella documentazione allegata. Tali dati potrebbero anche appartenente a categorie particolari di dati o essere relativi a condanne penali o reati).

In conformità a quanto previsto dalla normativa vigente, viene garantita la riservatezza dell’identità del segnalante. Sono inoltre previste sanzioni disciplinari e contrattuali in conformità al d.lgs. 24/2023 nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante. L’ordinamento infine prevede garanzie a tutela del segnalante contro atti di ritorsione e discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti di questo per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione.

C. BASE GIURIDICA E FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I Dati personali trattati saranno utilizzati da ACS DATA SYSTEMS S.P.A. per gestire la segnalazione, in conformità a quanto previsto dalla normativa vigente.

La base giuridica del trattamento è data dalla necessità di adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento ex art. 6.1.c GDPR ed eventualmente 9.2.b GDPR e 10 GDPR.

Il trattamento potrà avvenire esclusivamente in presenza di un valido consenso espresso dal segnalante ex art. 6.1.a GDPR e 9.2.a GDPR in alcune ipotesi:

• qualora sia necessario rivelare l’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità a persone diverse da quelle competenti a ricevere o dare seguito alla segnalazione (ai sensi dell’art. 12 c. 2 d.lgs. 24/2023);
• nel caso in cui la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato nel caso di contestazione disciplinare fondata in tutto o in parte sulla segnalazione (ai sensi dell’art. 12 c. 5 d.ls. 24/2023);
• nel caso di segnalazione effettuata oralmente nel corso di un incontro con il personale addetto, per procedere a documentare la segnalazione, mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale (ai sensi dell’art. 14 c. 4 d.lgs. 24/2023).

Si precisa che i dati conferiti, in particolari ipotesi, potrebbero infine essere trattati anche per:

• adempiere ad ulteriori obblighi previsti dalle leggi vigenti (rispetto a quelli previsti in tema di whistleblowing), da regolamenti o dalla normativa comunitaria, o soddisfare richieste provenienti dalle autorità. La base giuridica del trattamento è costituita dall’obbligo per il Titolare di conformarsi alla normativa cogente ex art. 6.1.c GDPR e 9.2.b GDPR;
• esigenze di difesa dei diritti del Titolare nel contesto di eventuali contenziosi, anche in sede giudiziaria. La base giuridica del trattamento è costituita dal legittimo interesse del Titolare a tutelare i propri diritti ex art. 6.1.f GDPR.

D. DESTINATARI DEI DATI

I Dati potranno essere condivisi con:

• soggetti che agiscono in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, incluso il gestore della piattaforma EcosAgile utilizzata dalla Società, ossia soggetti che cooperano con la Società per il perseguimento delle finalità di cui sopra, debitamente vincolati alla riservatezza;
• persone autorizzate dalla Società, ai sensi dell’art. 29 GDPR, al trattamento di Dati necessario a svolgere attività strettamente correlate all'erogazione dei servizi, debitamente vincolate alla riservatezza;
• soggetti, enti o autorità a cui sia obbligatorio comunicare i Dati in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità.

E. TRASFERIMENTO DEI DATI

I dati potrebbero essere trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE) ad esempio nel caso dell’eventuale utilizzo di servizi di supporto alla predisposizione e gestione dei canali di segnalazione che comportino il trasferimento di dati in paesi terzi. In tale caso, il trasferimento avverrà solamente in presenza di una decisione di adeguatezza adottata dalla Commissione Europea ai sensi dell’art. 45 GDPR o in presenza degli altri presupposti previsti dall’ordinamento che consentano il trasferimento dei dati al di fuori dello SEE.

F. CONSERVAZIONE DEI DATI

I Dati saranno conservati per il tempo strettamente necessario a raggiungere le finalità del trattamento, applicando i principi di minimizzazione e proporzionalità. Si precisa inoltre che:

• quanto ai dati trattati per adempiere a obblighi legali, gli stessi saranno conservati fino al tempo previsto dallo specifico obbligo o norma di legge applicabile (per la gestione della segnalazione, non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione ai sensi dell’art. 14 c. 1 d.lgs. 24/2023);
• quanto ai dati trattati per esigenze di difesa dei diritti del Titolare, non oltre a quanto previsto e ammesso dalla normativa italiana a tutela dei propri interessi.

G. DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Ai sensi degli artt. 15 ss. GDPR, l’interessato ha il diritto di chiedere alla Società l'accesso ai propri Dati, la rettifica o la cancellazione degli stessi o di opporsi al loro trattamento, richiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall'art. 18 GDPR, nonché di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i Dati che lo riguardano, nei casi previsti dall'art. 20 GDPR. Il consenso eventualmente prestato potrà essere successivamente revocato in qualsiasi momento.

Le richieste vanno rivolte per iscritto alla Società ai recapiti suindicati.

In ogni caso, l’interessato ha sempre diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente, cioè il Garante per la Protezione dei Dati Personali, ai sensi dell'art. 77 GDPR, qualora ritenga che il trattamento dei suoi Dati sia contrario alla normativa in vigore.