Microsoft Copilot: Was es ist, wie man es nutzt und wie es im Unternehmen integriert wird

Microsoft Copilot: Was es ist und warum es die Arbeitswelt revolutioniert

Eine strategische Investition in KI

Microsoft hat fast 13 Milliarden US-Dollar in die generativen Technologien von OpenAI investiert und Windows Copilot damit in einen KI-basierten Assistenten verwandelt, der sich als führende Lösung etabliert. Über Desktop und Mobile zugänglich und in zahlreichen Sprachen verfügbar, verzeichnet Copilot bereits Dutzende Millionen Downloads und positioniert sich als das wichtigste KI-Tool für die Unternehmensproduktivität.

Produktivität und weltweite Verbreitung von Copilot

Dank fortschrittlicher Modelle wie GPT-4 versteht Copilot den Kontext, erstellt relevante Inhalte und automatisiert alltägliche Aufgaben. Satya Nadella (Microsoft) bezeichnete es als „den nächsten Schritt in der Evolution der Informatik“.

Seit der Markteinführung in Italien im November 2023 wird Copilot bereits in konkreten Szenarien eingesetzt: von der Erstellung von Reports in Excel über das Verfassen von E-Mails bis hin zur Verwaltung komplexer Dokumente. Prognosen zufolge werden bis 2024 mehr als 6,9 Millionen US-Arbeitnehmer Copilot regelmäßig nutzen – ein klarer Beleg für die wachsende Bedeutung dieses Tools.

Was ist Microsoft Copilot und wie funktioniert es?

Microsoft Copilot ist ein fortschrittlicher KI-Assistent, der sich nahtlos in das Microsoft-Ökosystem integriert. Anders als einfache Chatbots ist dieses Tool darauf ausgelegt, die Produktivität zu steigern, indem es mit persönlichen und geschäftlichen Daten interagiert und kontextbezogene, relevante Antworten auf die Bedürfnisse der Nutzer liefert.

Die Grundlagen von Copilot: Sprachmodell GPT-4 und Prometheus-Architektur

Im Kern von Microsoft Copilot steht das Prometheus-Modell, das auf dem fortschrittlichen Sprachmodell GPT-4 von OpenAI aufgebaut ist. Diese Architektur wurde kürzlich durch die Integration von GPT-5 als primäres LLM für Copilot Chat erweitert, was zu höherer Komplexität, Genauigkeit und Gesamtleistung der generierten Antworten führt. Wenn Nutzer GPT-5 in Copilot Chat verwenden, wählt das System automatisch das geeignetste Modell aus, um optimale Antworten zu liefern.

Die Architektur von Copilot funktioniert über einen klar definierten Prozess: Gibt ein Nutzer einen Prompt in einer Microsoft-365-Anwendung ein, wird die Eingabe zunächst mithilfe eines Verfahrens namens „Grounding“ vorverarbeitet und greift dabei über Microsoft Graph auf die relevanten Daten im Tenant des Nutzers zu. Anschließend wird der verarbeitete Prompt an das Sprachmodell weitergeleitet, das eine kontextuell passende Antwort für die jeweilige Aufgabe erstellt. Dieser Ansatz stellt sicher, dass die Informationen sicher verarbeitet werden, wobei die Daten während der Übertragung verschlüsselt bleiben.

Unterschiede zwischen Copilot, ChatGPT und Bing Copilot

Obwohl alle auf ähnlichen Sprachmodellen basieren, unterscheidet sich Microsoft Copilot von ChatGPT vor allem durch seine tiefe Integration in das Microsoft-Ökosystem. Während ChatGPT als eigenständiger Assistent funktioniert, fügt sich Copilot nahtlos in die Microsoft 365 Tools wie Word, Edge, Excel und Outlook ein und bietet sofortige Unterstützung für spezifische Aufgaben.

Konkret ermöglicht Microsoft Copilot:

• Dokumente zusammenzufassen, Fragen zu beantworten sowie Texte und Bilder in Word und OneNote zu generieren
• Formeln zu erstellen, Formatierungen anzuwenden und allgemeine Unterstützung in Excel bereitzustellen
• Folien und Zusammenfassungen für Präsentationen in PowerPoint zu generieren
• Lange E-Mail-Verläufe zu verdichten und Antworten in Outlook zu verfassen

Bing Copilot, früher bekannt als Bing Chat, hebt sich durch die Fähigkeit hervor, in Echtzeit im Internet zu recherchieren, die Quellen am Ende jeder Antwort anzugeben und so die Überprüfbarkeit der Informationen deutlich zu erleichtern.

Integration von Copilot mit Microsoft Graph und Unternehmensdaten

Ein herausragendes Merkmal von Microsoft 365 Copilot ist seine Integration mit Microsoft Graph, einer API, die den Zugriff auf den Kontext und die Daten des Nutzers innerhalb des Microsoft-365-Ökosystems ermöglicht. Das bedeutet, dass Copilot Antworten personalisieren kann, indem es Informationen aus E-Mails, Chats, Dokumenten und Besprechungen des Nutzers verwendet.

Wichtig ist dabei: Copilot greift ausschließlich auf Daten zu, die der Nutzer auch sehen darf, wobei die bestehenden Berechtigungen und rollenbasierten Zugriffskontrollen von Microsoft 365 respektiert werden. Die für die Antwortgenerierung genutzten Daten bleiben innerhalb des Service-Perimeters von Microsoft 365, sodass sensible Unternehmensinformationen unter denselben Vertragsbedingungen geschützt sind wie E-Mails in Exchange und Dateien in SharePoint.

Darüber hinaus hat Microsoft die Copilot-Connectoren entwickelt, die es ermöglichen, unstrukturierte Unternehmensdaten in Microsoft Graph zu integrieren. Auf diese Weise kann Microsoft 365 Copilot den gesamten Unternehmensinhalt verarbeiten und noch relevantere und kontextbezogene Antworten bereitstellen.

Zentrale Funktionen von Copilot AI in den Microsoft-365-Apps

Die Integration von Copilot in die Microsoft-365-Anwendungen hat die Art und Weise verändert, wie wir mit den täglichen Produktivitätstools arbeiten. Jede Anwendung profitiert von individuellen KI-Funktionen, die spezifische Workflows vereinfachen, wiederkehrende Aufgaben automatisieren und die Kreativität fördern.

Copilot in Word: Textgenerierung und -überarbeitung

In Word fungiert Copilot als echter Schreibassistent, der es ermöglicht, in einem Bruchteil der üblichen Zeit von einer leeren Seite zu einem vollständigen Entwurf zu gelangen. Über die Funktion Draft with Copilot können Nutzer den gewünschten Inhalt kurz beschreiben und – für Anwender mit einer Microsoft-365-Copilot-Lizenz – bis zu drei vorhandene Dateien als Inspirationsquelle referenzieren.

Darüber hinaus kann Copilot über die Schaltfläche Inspire Me den Text automatisch fortsetzen, basierend auf dem bereits vorhandenen Dokumentinhalt. Für bestehende Texte bietet die Überarbeitungsfunktion verschiedene stilistische Optionen, bei denen sich der Ton anpassen und Antworten beliebig oft neu generieren lassen, bis das gewünschte Ergebnis erreicht ist. Besonders praktisch ist zudem die Möglichkeit, ausgewählten Text mit einem Klick in Tabellen umzuwandeln.

Copilot in Excel: Datenanalyse und automatische Insights

Excel wird mit Copilot erheblich leistungsfähiger und bietet eine tiefgehende Analyse von Zahlenwerten durch die automatische Erstellung von Diagrammen, Pivot-Tabellen und Zusammenfassungen. Die Funktion lässt sich ganz einfach über die Copilot-Schaltfläche im Home-Tab aktivieren und ermöglicht es, Fragen zu den Daten in natürlicher Sprache zu stellen.

Insbesondere hat Copilot in Excel kürzlich erweiterte Fähigkeiten zur Textanalyse eingeführt und ermöglicht es:

• Textdaten wie Kundenfeedback zusammenzufassen
• Texte nach Themen zu klassifizieren und zu ordnen
• die Stimmung (positiv, negativ, neutral) in Textdaten zu analysieren

Für komplexere Analysen erlaubt die Integration mit Python die automatische Generierung von Code für erweiterte Visualisierungen, Datenbereinigung und sogar Machine Learning, wodurch prädiktive Analysen auch für Anwender zugänglich werden, die keine Programmierkenntnisse haben.

Copilot in PowerPoint: Erstellung von Präsentationen aus Dokumenten

Copilot revolutioniert die Erstellung von Präsentationen, indem es ermöglicht, vollständige Folien aus Texteingaben oder bestehenden Dokumenten zu generieren. Über die Option Create a presentation im Copilot-Menü können bis zu fünf Dokumente (Word, PDF, Excel) als Grundlage für die Präsentation herangezogen werden.

Das System erstellt automatisch eine Vorschau der Themen, die vor der endgültigen Erstellung der Folien angepasst werden können. Copilot arbeitet besonders effektiv mit Word-Dokumenten, die mithilfe von Formatvorlagen strukturiert sind, integriert dabei auch die in den Originaldokumenten enthaltenen Bilder und berücksichtigt bestehende Unternehmens-Templates.

Copilot in Outlook: E-Mail-Zusammenfassungen und schnelle Antworten

In Outlook bietet Copilot die Funktion Summary by Copilot, die komplexe E-Mail-Verläufe analysiert und prägnante Zusammenfassungen mit nummerierten Verweisen auf die Originalnachrichten erstellt. Diese Funktion ist sowohl in der klassischen als auch in der neuen Outlook-Version verfügbar – ebenso im Web und auf mobilen Geräten.

Copilot unterstützt zudem beim Verfassen von E-Mails, indem es personalisierbare Entwürfe basierend auf dem jeweiligen Kontext generiert und ermöglicht, Ton und Länge anzupassen. Die Funktion Coaching by Copilot bewertet hingegen manuell geschriebene E-Mails und gibt Hinweise zu Tonalität, Verständlichkeit sowie zur möglichen Wahrnehmung durch den Empfänger.

Copilot in Teams: Transkription und Besprechungszusammenfassungen

Während Meetings in Microsoft Teams fasst Copilot in Echtzeit die wichtigsten Diskussionspunkte zusammen, erkennt, wer was gesagt hat, und zeigt auf, wo Übereinstimmungen oder Meinungsverschiedenheiten bestehen. Für Teilnehmer, die später dazukommen, gibt es eine Catch-up-Funktion, die den bisherigen Gesprächsverlauf kompakt zusammenfasst.

Die Antworten von Copilot können nach Word oder Excel exportiert werden, um anschließend gemeinsam weiterzuarbeiten. Nach dem Ende des Meetings ist es möglich, über den Besprechungs-Chat oder den Tab Recap auf Copilot zuzugreifen und Fragen zum Inhalt der Diskussion zu stellen – vorausgesetzt, es liegt ein Transkript vor.

Microsoft Copilot im Unternehmen aktivieren und nutzen

Die Einführung von Microsoft 365 Copilot erfordert eine sorgfältige Planung, um eine effektive Nutzung im Unternehmen sicherzustellen. Sehen wir uns an, wie dieses leistungsstarke KI-Tool aktiviert und sein Nutzen maximiert werden kann.

Lizenzanforderungen für Microsoft 365 Copilot

Zu Beginn ist Microsoft 365 Copilot als Add-on für zahlreiche Microsoft-365-Abonnementpläne, einschließlich Microsoft Office, verfügbar. Zu den kompatiblen Plänen gehören:

• Business- und Enterprise-Pläne: Microsoft 365 E3/E5, Microsoft 365 Business Standard/Premium/Basic, Microsoft 365 F1/F3 sowie Office 365 E1/E3/E5
• Education-Pläne: Microsoft 365 A1/A3/A5 und Office 365 A1/A3/A5 (nur verfügbar über Enrollment for Education Solutions oder Cloud Solution Provider)

Seit Januar 2024 stellt Microsoft Copilot auch über den Cloud Solution Provider (CSP) Kanal bereit und erweitert damit die Einkaufsmöglichkeiten.

Copilot im Microsoft 365 Admin Center aktivieren

Die Aktivierung von Microsoft 365 Copilot erfordert einige spezifische Schritte:

• Anmeldung im Microsoft 365 Admin Center mit globalen Administrator-Anmeldedaten
• Navigieren zu Billing > Purchase services, um Copilot-Lizenzen zu erwerben
• Zuweisung der Lizenzen an Benutzer über Billing > Licenses und Auswahl von Microsoft 365 Copilot
• Überprüfung der Zuweisung im Bereich Users > Active Users

Nach der Aktivierung erscheint Copilot automatisch in den Microsoft-365-Apps, wobei es bis zu 24 Stunden dauern und ein Neustart der Anwendungen erforderlich sein kann.

Mitarbeiterschulung und schrittweise Einführung von Copilot

Anstatt Copilot sofort im gesamten Unternehmen auszurollen, empfiehlt es sich, zunächst eine Gruppe von Early Adopters aus verschiedenen Abteilungen zu identifizieren. Dieser Ansatz ermöglicht es,

• die Wirkung von Copilot in spezifischen Kontexten zu bewerten
• interne Erfolgsgeschichten (Use Cases) zu schaffen
• Champions auszubilden, die die breitere Einführung unterstützen können

Laut dem Work Trend Index berichteten 70% der ersten Copilot-Nutzer von höherer Produktivität, und 68% stellten eine Verbesserung der Arbeitsqualität fest. Um solche Ergebnisse zu erzielen, ist es entscheidend, in Schulung zu investieren: Nutzer müssen lernen, wie man effektive Prompts formuliert, und regelmäßige Update-Workshops sollten organisiert werden.

Leistungsüberwachung und Feedback in Copilot

Um die Wirkung von Copilot auf die Organisation zu messen, stellt Microsoft spezielle Tools bereit:

• Das Copilot Dashboard in Viva Insights zur Überwachung von Nutzung und Impact
• Die Nutzungsberichte im Microsoft 365 Admin Center mit detaillierten App-Daten
• Integrierte Analytics, die Nutzungsmuster erkennen und die Implementierung optimieren

Es empfiehlt sich, klare Kennzahlen zur Überwachung der Einführung festzulegen und regelmäßige Umfragen durchzuführen, um die Vertrautheit der Nutzer mit dem Tool zu bewerten. Die Analyse dieser Daten ermöglicht es, die Schulungsstrategie zu verfeinern und Bereiche mit zusätzlichem Unterstützungsbedarf zu identifizieren.

Integration von Copilot AI in Unternehmens-Workflows

In der heutigen Unternehmenslandschaft stellt die Einführung von KI-Tools einen entscheidenden Schritt dar, um operative Prozesse zu optimieren. Copilot hebt sich als technologische Brücke hervor, die verschiedene Abteilungen verbindet und alltägliche Interaktionen in konkrete Wachstumschancen verwandelt.

Automatisierung wiederkehrender Aufgaben mit Copilot

Die Automatisierung von Workflows durch Copilot eliminiert effektiv manuelle, wiederholte Tätigkeiten. Mithilfe von Machine Learning und Natural Language Processing kann dieser KI-Assistent eigenständig Aufgaben wie Dateneingabe, Planung von Follow-ups, Berichtserstellung und Genehmigungsmanagement übernehmen. Durch die Integration von Copilot mit Power Automate lassen sich sogar mehrstufige Automatisierungen erstellen, die ganze Unternehmensprozesse optimieren.

Nutzer können einfache Anweisungen in natürlicher Sprache geben, etwa „Erstelle eine Follow-up-Erinnerung für diesen Lead“ oder „Fasse die Performance der Marketingkampagne des letzten Monats zusammen“. So sparen sie wertvolle Zeit und steigern zugleich die operative Genauigkeit.

Entscheidungsunterstützung durch prädiktive Analysen

Copilot stärkt die unternehmerische Entscheidungsfindung durch fortschrittliche prädiktive Analysen. Laut einer Studie von Forrester konnten Unternehmen, die Dynamics 365 mit KI nutzen, eine Steigerung der Prognosegenauigkeit im Vertrieb um 15 % verzeichnen. Der Assistent kann Kundenverhalten, historische Daten und Markttrends analysieren, um Folgendes vorherzusagen:

• Potenzielle Kundenabwanderungen, sodass präventive Maßnahmen möglich werden
• Zukünftige Bestandsbedarfe, wodurch Lagerkosten um bis zu 25% gesenkt werden können
• Strategische Wachstumschancen für verschiedene Geschäftsbereiche

Cross-Team-Kollaboration mit Copilot Chat

Die Zusammenarbeit zwischen Teams wird durch Copilot in Teams deutlich effizienter, da sich wertvolle Unternehmensinformationen über verschiedene Dynamics-365-Anwendungen hinweg teilen lassen. Die Multiplayer-Funktion von Copilot Pages verwandelt individuelle Interaktionen mit der KI in kollaborative Erlebnisse und ermöglicht es mehreren Stakeholdern, in Echtzeit gemeinsam mit dem Assistenten zu arbeiten.

Diese Fähigkeit, Teams mit anderen Microsoft-365-Apps zu verbinden, erlaubt es, Word-Dokumente auf Basis von Chats zu erstellen, PowerPoint-Präsentationen aus Besprechungsnotizen zu generieren oder Excel-Daten aus Teams-Konversationen zu analysieren.

Einsatz von Copilot Studio für individuelle Agenten

Copilot Studio ist eine umfassende Plattform zur Erstellung personalisierter Conversational Agents. Über eine intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche können auch nicht-technische Anwender KI-Agenten für spezifische Szenarien entwerfen, etwa:

• Automatisierung des IT-Helpdesks
• Self-Service für HR-Mitarbeiter
• Vertriebsassistenten mit CRM-Automatisierung
• Echtzeit-Kundensupport

Die Stärke von Copilot Studio liegt in der Möglichkeit, Lösungen mithilfe vorkonfigurierter Vorlagen schnell umzusetzen, wodurch die Entwicklungszeiten erheblich verkürzt werden und Best Practices in Unternehmens-Workflows sichergestellt sind.

Sicherheit, Datenschutz und Compliance beim Einsatz von Microsoft Copilot

Sicherheit bildet einen zentralen Pfeiler in der Architektur von Microsoft Copilot, das von Beginn an so konzipiert wurde, dass es sich nahtlos in bestehende Schutzsysteme von Organisationen integriert. Anstatt ein paralleles System zu schaffen, verfolgt der KI-Assistent einen Ansatz, der Kontinuität und Konsistenz mit der Unternehmensinfrastruktur gewährleistet.

Übernahme bestehender Unternehmens-Sicherheitsrichtlinien

Microsoft Copilot übernimmt automatisch alle bereits im Microsoft-365-Umfeld konfigurierten Sicherheitsrichtlinien. Das bedeutet, dass Zugriffssteuerungen, Freigaberegeln und Compliance-Einstellungen ohne erneute Konfiguration angewendet werden. Zudem bestimmen die bestehenden Berechtigungen, auf welche Informationen der KI-Assistent zugreifen, und diese verarbeiten darf – sodass Nutzer ausschließlich Inhalte sehen, für die sie bereits die notwendigen Rechte besitzen.

Speicherverwaltung und Personalisierung von Copilot

Ein besonders relevanter Aspekt betrifft den Umgang von Copilot mit Informationen zwischen Arbeitssitzungen. Der Assistent behält den Gesprächskontext nur während der aktiven Session bei und löscht temporäre Daten automatisch nach deren Ende. Gleichzeitig bietet er Personalisierungsoptionen, mit denen Administratoren festlegen können, welche Informationen gespeichert werden dürfen und für welchen Zeitraum – wodurch Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit effektiv in Balance gehalten werden.

Zugriffskontrolle und Schutz sensibler Daten in Copilot

Das System implementiert fortschrittliche Mechanismen zum Schutz sensibler Informationen, darunter:

• Automatische Erkennung von Inhalten, die als vertraulich klassifiziert sind
• Einhaltung der in Microsoft Purview Information Protection definierten Sensitivitätslabels
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung während der Datenverarbeitung

Dank dieser Maßnahmen kann Copilot intelligente Unterstützung bieten und gleichzeitig den Sicherheitsperimeter des Unternehmens wahren, ohne die Vertraulichkeit strategischer Informationen zu gefährden.

Operative und strategische Vorteile von Copilot

Die Einführung von Microsoft Copilot eröffnet Unternehmen innovative Szenarien und fungiert als echter Beschleuniger der digitalen Transformation. Studien belegen konkrete Vorteile: Nutzer erledigen tägliche Aufgaben 66 % schneller, 87 % berichten von einer allgemeinen Produktivitätssteigerung und 29 % von einer höheren Arbeitsqualität. Zudem reduziert die regelmäßige Nutzung von Copilot die für die Suche nach Unternehmensinformationen aufgewendete Zeit um 70 %.

Aus wirtschaftlicher Sicht amortisieren Unternehmen die Lizenzkosten im Durchschnitt innerhalb von 6–9 Monaten durch den Effizienzgewinn. Microsoft Copilot ist damit nicht nur ein Werkzeug zur Vereinfachung individueller Aufgaben und zur Vernetzung von Digital-Workplace-Tools, sondern auch ein strategischer Hebel, um Betriebsmodelle neu zu gestalten und nachhaltige Wettbewerbsvorteile zu schaffen.