Digital Workplace: was es ist und wie es Ihr Arbeitsumfeld verändert

Digital Workplace: Definition und Bedeutung
Was ist der Digital Workplace?
Der Digital Workplace ist die moderne Weiterentwicklung des traditionellen Arbeitsumfelds. Er besteht aus einem integrierten Ökosystem digitaler Technologien, die die täglichen Arbeitsaktivitäten unterstützen und verbessern.
Diese Technologien umfassen Kommunikationssoftware, Unified Communication e Collaboration-Tools, Projektmanagement-Tools und Cloud-Speichersysteme, die alle darauf ausgelegt sind, den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern zu erleichtern, unabhängig von ihrem physischen Standort.
Der Digital Workplace ermöglicht es den Mitarbeitern nicht nur, von überall aus zu arbeiten, sondern fördert auch ein flexibleres, effizienteres und produktiveres Arbeitsumfeld. Zudem hilft die Implementierung eines Digital Workplace Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben, indem sie sich schnell an neue Technologien und Kundenanforderungen anpassen.
Vorteile des Digital Workplace
Effizienz und Produktivität
Die Einführung eines Digital Workplace führt zu einer signifikanten Steigerung der Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter. Digitale Collaboration-Tools ermöglichen die Automatisierung manueller Aufgaben, die Optimierung von Arbeitsabläufen und den einfachen Zugang zu Informationen, wodurch die Mitarbeiter schneller und produktiver arbeiten können.
Laut dem Microsoft Work Trend Index 2023 ist die Nutzung von Collaboration-Tools wie Microsoft Teams seit 2019 um 44 % gestiegen. Dieser Anstieg ist auf die Notwendigkeit zurückzuführen, hybride und remote Teams zu unterstützen und eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Flexibilität und Kommunikation
Der Digital Workplace beseitigt Kommunikationshindernisse im Alltag und erleichtert den Ideenaustausch und die Informationsweitergabe zwischen verschiedenen Abteilungen, Hierarchieebenen und Arbeitsteams, sowohl innerhalb als auch außerhalb der Organisation.
Diese reibungslose und barrierefreie Kommunikation, kombiniert mit der durch den Digital Workplace gebotenen Arbeitsflexibilität, fördert zudem die Balance zwischen Privat- und Berufsleben und trägt so zum Wohlbefinden der Mitarbeiter bei. Gleichzeitig fördern die Collaboration-Tools eine effektivere Teamarbeit.
Geschäftskontinuität
Wie die Covid-19-Pandemie deutlich gezeigt hat, spielte der Digital Workplace eine entscheidende Rolle dabei, Unternehmen den Betrieb zu ermöglichen. Die Notsituation hat die Fähigkeit digitaler Infrastrukturen hervorgehoben, Remote-Arbeit zu unterstützen und die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.
Durch eine größere Anpassungsfähigkeit und Resilienz ermöglicht ein digitales Arbeitsumfeld zudem ein effizienteres Management von Veränderungsphasen, während gleichzeitig die Produktivität und die Erbringung von Dienstleistungen aufrechterhalten werden.
Digitale Hygiene
Die Implementierung von Digital Workplace-Lösungen bietet auch erhebliche Vorteile in Bezug auf die digitale Hygiene. Integrierte Sicherheitsfunktionen schützen Unternehmensressourcen und gewährleisten ein stets aktuelles und sicheres Umfeld.
Darüber hinaus sorgen Backup- und Datenwiederherstellungslösungen für die Integrität der Unternehmensinformationen, während kontinuierliche Schulungen der Nutzer zu einem besseren Bewusstsein und zur Anwendung bewährter Sicherheitspraktiken beitragen, wodurch der Datenschutz insgesamt verbessert wird.
Digital Workplace mit Microsoft 365
M365 Business Premium: So nutzen Sie Ihr Abonnement optimal
Microsoft 365, insbesondere das Business Premium-Paket, fördert die Schaffung eines modernen und vernetzten digitalen Umfelds durch eine leistungsstarke und vielseitige Suite von Diensten, die auf die Produktivitäts- und Kollaborationsbedürfnisse moderner Unternehmen zugeschnitten sind.
Obwohl dieses Abonnement weit verbreitet ist, nutzen viele Unternehmer nur einen Bruchteil der angebotenen Dienste und verpassen die zahlreichen Möglichkeiten, die weniger bekannte, aber äußerst nützliche Anwendungen bieten. Einige der wertvollsten Werkzeuge innerhalb der Suite sind:
- Teams: erleichtert die Zusammenarbeit durch Chat, Videoanrufe und virtuelle Meetings und integriert verschiedene Anwendungen für eine nahtlose Erfahrung.
- Managed Teams Voice: stärkt die Unternehmenskommunikation durch integrierte Telefonie Funktionen, die Sprachgespräche direkt aus der Teams-App ermöglichen.
- SharePoint: vereinfacht die Verwaltung und den Austausch von Unternehmensinhalten und ermöglicht eine strukturierte und sichere Zusammenarbeit an Dokumenten und Projekten.
- Microsoft Purview Information Protection: ermöglicht die Verwendung von Labels zum Klassifizieren und Schützen sensibler Informationen und gewährleistet die Datensicherheit.
- Power Apps: ermöglicht die Erstellung maßgeschneiderter Anwendungen zur Optimierung von Geschäftsprozessen, ohne dass fortgeschrittene Programmierkenntnisse erforderlich sind.
- Copilot: Ein Tool mit spezifischer Lizenz, das Benutzer mit intelligenten Vorschlägen und Aufgabenautomatisierung unterstützt und die Effizienz und Produktivität im Arbeitsalltag verbessert (erfahren Sie mehr im entsprechenden Artikel über Copilot im Unternehmen).
Diese Werkzeuge bieten eine Komplettlösung zur Implementierung des digitalen Arbeitsplatzes durch Verbesserung der Geschäftskommunikation und Zusammenarbeit. Obwohl sie im Microsoft 365 Business Premium-Abonnement enthalten sind (mit Ausnahme von Copilot), werden sie oft nicht genutzt, da sie kaum bekannt sind.
Digital Workplace mit Microsoft 365: So implementieren Sie ihn im Unternehmen
Die erstmalige Einführung eines Digital Workplace mit der Suite Microsoft 365 Business Premium kann aufgrund der Vielzahl der angebotenen Dienste komplex sein. Daher ist es wichtig, sich an einen erfahrenen IT-Partner zu wenden.
Ein Fachmann kann das Unternehmen durch die zahlreichen verfügbaren Lösungen führen und die Adoption und Integration, der am besten geeignete Werkzeuge für die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens erleichtern.
Die Bedeutung des Vergleichs
Die anfängliche Beratung durch einen IT-Partner ist entscheidend für die effektive Implementierung der Suite Microsoft 365. Dieser Prozess beginnt mit einer Abstimmung mit den Entscheidungsträgern und den beteiligten Unternehmensbereichen wie Personalwesen, Marketing und Geschäftsleitung. In dieser Phase werden die Unternehmensbedürfnisse analysiert, um die am besten geeigneten Funktionen zu identifizieren und die nachfolgenden Phasen strategisch und zielgerichtet zu planen.
Ein konkreter Entwicklungsplan
Nach der Informationssammlung entwickelt der IT-Partner eine Strategie zur Einführung der Suite. Dieser Plan umfasst die anfängliche Konfiguration der Konten, die Integration neuer Anwendungen mit den bestehenden und die Erstellung eines Unternehmensintranets. Die Automatisierung von Prozessen und die Erstellung spezifischer Anwendungen sind ebenfalls integrale Bestandteile dieser Phase, stets unter Gewährleistung der Datensicherheit.
Schulung und kontinuierliche Beratung
Die Unterstützung eines IT-Partners ist auch nach der anfänglichen Implementierung unerlässlich. Die effektive Nutzung des Microsofts 365-Tools erfordert Schulungen sowohl für Endbenutzer als auch für IT-Administratoren durch personalisierte Dokumentation und regelmäßige Beratungssitzungen. Zudem gewährleistet der kontinuierliche Support die Lösung eventueller Probleme, die Aktualisierung der Konfigurationen und die zeitnahe Einführung neuer Werkzeuge, sodass die Organisation stets mit den technologischen Innovationen Schritt hält.
Our technological partner: