Find results in Italiano
Please search something!

Digital Workplace: cos'è e in che modo trasforma il tuo ambiente di lavoro

Nell'era dell'innovazione tecnologica, il concetto di Digital Workplace si è imposto come una delle fondamenta per la trasformazione digitale delle aziende. In questo articolo illustreremo i vantaggi di uno spazio di lavoro digitale e come implementarlo in azienda.
Group 29 Copy 2Created with Sketch.
Group 29 Copy 2Created with Sketch.
Digital Workplace: cos'è e in che modo trasforma il tuo ambiente di lavoro

Digital Workplace: definizione e significato

Cos’è il Digital Workplace

Il digital workplace, chiamato anche digital workspace, rappresenta l'evoluzione moderna dell'ambiente di lavoro tradizionale. Consiste infatti in un ecosistema integrato di tecnologie digitali che supportano e migliorano le attività lavorative quotidiane..

Queste tecnologie digitali includono strumenti di Unified Communication e Collaboration (UCC), tool di gestione dei progetti e sistemi di cloud computing, tutti progettati per facilitare la condivisione delle informazioni e la collaborazione tra i dipendenti, indipendentemente dalla loro ubicazione fisica. L'implementazione di Digital Workplace Solutions favorisce l’innovazione e migliora l'efficienza operativa.

Il Digital Workplace non solo consente ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo, ma promuove anche un ambiente di lavoro più flessibile, efficiente e produttivo. Inoltre, l'implementazione di un Digital Workplace aiuta le aziende a rimanere competitive in un mercato in rapido cambiamento, adattandosi rapidamente alle nuove tecnologie e alle esigenze dei clienti.

Vantaggi del Digital Workplace

Efficienza e produttività

L'adozione di un Digital Workplace, definibile anche come Modern Workplace, comporta un significativo aumento dell'efficienza e della produttività dei dipendenti. Gli strumenti digitali di Collaboration consentono di implementare strumenti per l’automation delle attività manuali, ottimizzare i flussi di lavoro e facilitare l'accesso alle informazioni, permettendo ai collaboratori di lavorare in modo più rapido e produttivo.

Secondo il Microsoft Work Trend Index 2023, l'uso di strumenti di collaborazione come Microsoft Teams è cresciuto significativamente, con un aumento del 44% nell'uso dei tool di collaborazione rispetto al 2019. Questa crescita è attribuibile alla necessità di supportare team ibridi e remoti, garantendo una comunicazione e una collaborazione efficaci.

Flessibilità e semplicità grazie alla Unified Communication

Il digital workplace elimina le frizioni nella comunicazione quotidiana, facilitando lo scambio di idee e informazioni tra i vari dipartimenti, livelli gerarchici e team di lavoro, sia all'interno che all'esterno dell'organizzazione. La Unified Communication contribuisce al miglioramento di fattori come l'employee engagement e il knowledge management all'interno dell'azienda.

Una comunicazione fluida e senza barriere, combinata con la flessibilità lavorativa offerta dal digital workplace, favorisce inoltre il bilanciamento tra vita privata e lavorativa, contribuendo a migliorare anche l’employee experience e il benessere del personale. Al contempo, gli strumenti di collaborazione promuovono un lavoro di squadra più efficace.

Continuità aziendale

Come dimostrato chiaramente dalla pandemia da Covid-19, il digital workplace ha svolto un ruolo fondamentale nel consentire alle imprese di continuare a operare. La situazione di emergenza ha messo in luce la capacità delle infrastrutture digitali di supportare il lavoro da remoto, garantendo la continuità aziendale e dimostrando l'importanza dell’accessibilità nel moderno ambiente di lavoro.

Favorendo una maggiore adattabilità e resilienza, un ambiente di lavoro digitale permette inoltre di gestire più efficacemente le fasi di cambiamento, mantenendo al contempo la produttività e l'erogazione dei servizi. Questo aspetto del digital workplace è particolarmente importante per la talent attraction e retention, ossia la capacità di attrarre e mantenere in azienda le figure lavorative in un mercato del lavoro sempre più competitivo.

Igiene digitale

Implementare soluzioni di digital workplace offre anche benefici significativi in termini di igiene digitale. Le funzionalità integrate di security proteggono le risorse aziendali garantendo un ambiente sempre aggiornato e sicuro.

Inoltre, le soluzioni di backup e recupero dati comprese in alcune popolari suite in ambito di digital workplace, come Microsoft 365, mantengono l'integrità delle informazioni aziendali, mentre la formazione continua degli utenti contribuisce a una maggiore consapevolezza e adozione delle migliori pratiche di sicurezza, migliorando complessivamente la protezione dei dati e l'information access.

Digital Workplace con Microsoft 365

M365 Business Premium: come sfruttare al meglio il proprio abbonamento

Microsoft 365, in particolare il pacchetto Business Premium, promuove la creazione di un ambiente digitale moderno e interconnesso grazie a una suite di servizi potenti e versatili, progettati per rispondere alle esigenze di produttività e collaborazione delle aziende moderne nel contesto del digital workplace.

Nonostante questo abbonamento sia diffusissimo tra le aziende italiane, moltissimi imprenditori e imprenditrici sfruttano solo una minima parte del servizio, perdendosi le numerose possibilità offerte da decine di applicazioni meno conosciute, ma dall'enorme potenziale. Alcuni delle Digital Workplace Solutions all'interno della suite sono:

  • Teams: facilita la collaborazione con chat, videochiamate e riunioni virtuali, integrando varie applicazioni per un'esperienza fluida.
  • Managed Teams Voice: potenzia la comunicazione aziendale con funzionalità di telefonia integrate, permettendo chiamate vocali direttamente dall'app Teams.
  • SharePoint Online: semplifica la gestione e la condivisione dei contenuti aziendali, permettendo una collaborazione strutturata e sicura su documenti e progetti. SharePoint Online offre anche una potente funzionalità di ricerca per migliorare l'accesso alle informazioni.
  • Microsoft Purview Information Protection: consente l’uso di etichette per classificare e proteggere le informazioni sensibili, garantendo la sicurezza dei dati aziendali.
  • Power Apps: permette di creare applicazioni personalizzate per ottimizzare i processi aziendali senza la necessità di competenze di programmazione avanzate, facilitando la workflow digitalization.
  • Copilot: tool dotato di licenza specifica che funge da virtual assistant, supportnaod gli utenti con suggerimenti intelligenti basati su Artificial Intelligence e automation delle attività, migliorando l'efficienza e la produtività nel lavoro quotidiano all'interno del digital workplace (scopri di più nell'articolo dedicato a Copilot in azienda).

Questi strumenti, compresi nell'abbonamento a Microsoft 365 Business Premium (a eccezione di Copilot) ma spesso inutilizzati perché poco conosciuti, offrono una soluzione completa per implementare il digital workplace migliorando la comunicazione e la collaborazione aziendale. L'utilizzo efficace di questi digital tools può portare a significativi benefici in termini di riduzione dei costi e gestione centralizzata delle risorse aziendali.

Digital Workplace con Microsoft 365, come implementarlo in azienda

Approcciarsi per la prima volta al digital workplace con la suite Microsoft 365 Business Premium può risultare complesso a causa della vasta gamma di servizi offerti. Per questo motivo, è fondamentale rivolgersi a un partner IT esperto per ottimizzarne l'implementazione.

Un professionista del settore può guidare l'azienda attraverso le numerose soluzioni disponibili, facilitando l'adozione e l'integrazione degli strumenti più adatti alle specifiche esigenze aziendali nel digital workplace.

L’importanza del confronto

La fase iniziale di consulenza con un partner IT è cruciale per un'implementazione efficace della suite Microsoft 365 nel contesto del digital workplace. Questo processo inizia con un confronto con i decision-maker e i reparti aziendali coinvolti, come risorse umane, marketing e direzione.

Durante questa fase, si analizzano le necessità aziendali per identificare le funzionalità più adatte, pianificando le fasi successive in modo strategico e mirato per ottimizzare il digital workplace.

Un piano di sviluppo concreto

Dopo la raccolta delle informazioni, il partner IT elabora una strategia di adozione della suite per il digital workplace. Questo piano include la configurazione iniziale degli account, l'integrazione delle nuove applicazioni con quelle esistenti e la creazione di un'intranet aziendale. L'automation dei processi e la creazione di applicazioni specifiche sono parte integrante di questa fase, sempre con la garanzia della security dei dati.

Formazione e supporto consulenziale continui

Il supporto di un partner IT è essenziale anche dopo l'implementazione iniziale del digital workplace. L'utilizzo efficace degli strumenti di Microsoft 365 richiede infatti la formazione sia degli utenti finali che degli amministratori IT attraverso documentazione personalizzata e sessioni di consulenza periodiche.

Inoltre, il supporto continuo assicura la risoluzione di eventuali problemi, l'aggiornamento delle configurazioni e l'adozione tempestiva di nuovi strumenti, così l'organizzazione è sempre al passo con le innovazioni tecnologiche e può sfruttare appieno i vantaggi del digital workplace.

Guida ACS: scopri le potenzialità nascoste del tuo abbonamento a Microsoft 365

Come anticipato, Microsoft 365 Business Premium offre un ventaglio di strumenti innovativi che migliorano la comunicazione e la collaborazione in azienda all'interno del digital workplace. Per aiutare gli imprenditori e le imprenditrici di oggi a sfruttare al massimo l'ecosistema a loro disposizione, abbiamo creato una guida pratica per integrare in modo efficace le soluzioni di Digital Workplace offerte da Microsoft.

Nel corso della guida, vengono analizzate le caratteristiche degli strumenti inclusi nel pacchetto Microsoft 365 Business Premium, nonché i vantaggi del supporto consulenziale e delle app di ACS in ambito Collaboration & Applications.

Our technological partner: ACS Data Systems è Solutions Partner Microsoft nell'ambito Modern Work e Specialist Teamwork Deployment.

Scarica la guida Collaboration di ACS e scopri come trasformare il tuo digital workplace.