Copilot: cos'è, come si usa e come integrarlo in azienda

Microsoft Copilot: cos’è e perché sta rivoluzionando il lavoro

Un investimento strategico nell’AI

Microsoft ha investito quasi 13 miliardi di dollari nelle tecnologie generative di OpenAI, trasformando Windows Copilot in un assistente basato sull’intelligenza artificiale che si sta imponendo come soluzione leader. Accessibile da desktop e mobile e disponibile in numerose lingue, ha già registrato decine di milioni di download e si posiziona come il principale strumento AI per la produttività aziendale.

Produttività e diffusione globale di Copilot

Grazie a modelli avanzati come GPT-4, Copilot comprende il contesto, genera contenuti pertinenti e automatizza attività quotidiane. Satya Nadella (Microsoft) lo ha definito “il prossimo passo nell’evoluzione dell’informatica”.

Arrivato in Italia a novembre 2023, è già adottato in scenari concreti: dalla redazione di report in Excel, alla scrittura di e-mail, fino alla gestione di documenti complessi. Le previsioni stimano che entro il 2024 oltre 6,9 milioni di lavoratori statunitensi lo utilizzeranno regolarmente, a conferma del suo impatto crescente.

Cos'è Microsoft Copilot e come funziona

Microsoft Copilot rappresenta un assistente AI (Artificial Intelligence) avanzato che si integra perfettamente nell'ecosistema Microsoft. A differenza di semplici chatbot, questo strumento è progettato per migliorare la produttività attraverso l'interazione con dati personali e aziendali, offrendo risposte contestuali e rilevanti alle esigenze degli utenti.

Le basi di Copilot: modello linguistico GPT-4 e architettura Prometheus

Al cuore di Microsoft Copilot troviamo il modello Prometheus, costruito sulla base dell'avanzato modello linguistico GPT-4 di OpenAI. Questa architettura è stata recentemente potenziata con l'integrazione di GPT-5 come principale supporto LLM per Copilot Chat, portando maggiore complessità, accuratezza e prestazioni complessive nelle risposte generate. Quando gli utenti utilizzano GPT-5 in Copilot Chat, il sistema seleziona automaticamente il modello più adatto per generare risposte ottimali.

L'architettura di Copilot funziona attraverso un processo ben definito: quando un utente inserisce un prompt in un'applicazione Microsoft 365, Copilot pre-elabora l'input utilizzando un processo chiamato "grounding" e accede ai dati pertinenti tramite Microsoft Graph nel tenant dell'utente. Successivamente, invia il prompt elaborato al modello linguistico, che genera una risposta contestualmente rilevante al compito dell'utente. Questo approccio garantisce che le informazioni siano elaborate in modo sicuro, con dati crittografati durante la trasmissione.

Differenze tra Copilot, ChatGPT e Bing Copilot

Nonostante entrambi utilizzino modelli linguistici simili, Microsoft Copilot si distingue da ChatGPT principalmente per la sua profonda integrazione nell'ecosistema Microsoft. Mentre ChatGPT funziona come assistente indipendente, Copilot si inserisce perfettamente nei tool di Microsoft 365 come Word, Edge, Excel e Outlook, offrendo assistenza immediata per attività specifiche.

In particolare, Microsoft Copilot consente di:

• Riepilogare documenti, rispondere a domande e generare testi e immagini in Word e OneNote
• Creare formule, applicare formattazioni e fornire assistenza generale in Excel
• Generare slide e riassunti per presentazioni in PowerPoint
• Sintetizzare lunghe conversazioni e-mail e redigere risposte in Outlook

Bing Copilot, precedentemente noto come Bing Chat, si distingue per la capacità di effettuare ricerche in tempo reale su internet, citando le fonti alla fine di ogni risposta e consentendo di verificare facilmente l'accuratezza delle informazioni.

Integrazione di Copilot con Microsoft Graph e dati aziendali

Un elemento distintivo di Microsoft 365 Copilot è la sua integrazione con Microsoft Graph, un'API che consente di accedere al contesto e ai dati dell'utente all'interno dell'ecosistema Microsoft 365. Questo significa che Copilot può personalizzare le risposte utilizzando informazioni provenienti da e-mail, chat, documenti e riunioni dell'utente.

È importante sottolineare che Copilot accede esclusivamente ai dati che l'utente è autorizzato a visualizzare, rispettando le autorizzazioni esistenti e i controlli di accesso basati sui ruoli di Microsoft 365. I dati utilizzati per generare risposte rimangono all'interno del perimetro di servizio Microsoft 365, garantendo che le informazioni aziendali sensibili siano protette secondo gli stessi termini contrattuali che proteggono e-mail in Exchange e file in SharePoint.

Inoltre, Microsoft ha sviluppato i connettori Copilot, che consentono di integrare dati aziendali non strutturati nel Microsoft Graph, permettendo a Microsoft 365 Copilot di elaborare l'intero contenuto aziendale e offrire risposte più pertinenti e contestuali.

Funzionalità principali di Copilot AI nelle app Microsoft 365

L'integrazione di Copilot nelle applicazioni Microsoft 365 ha trasformato il modo in cui interagiamo con gli strumenti di produttività quotidiani. Ogni applicazione beneficia di funzionalità AI personalizzate che semplificano flussi di lavoro specifici, automatizzando attività ripetitive e stimolando la creatività.

Copilot in Word: generazione e riscrittura testi

In Word, Copilot rappresenta un vero assistente alla scrittura che permette di passare da una pagina bianca a una bozza completa in una frazione del tempo normalmente necessario. Attraverso la funzione "Draft with Copilot", è possibile descrivere brevemente il contenuto desiderato e, per gli utenti con licenza Microsoft 365 Copilot, referenziare fino a tre file esistenti come fonte di ispirazione.

Inoltre, selezionando il pulsante "Inspire Me", Copilot può continuare automaticamente la scrittura basandosi sul contenuto già presente nel documento. Per i testi esistenti, la funzionalità di riscrittura offre molteplici opzioni stilistiche con la possibilità di regolare il tono e rigenerare le risposte fino a ottenere il risultato desiderato. Particolarmente utile è anche la capacità di trasformare il testo selezionato in tabelle con un semplice clic.

Copilot in Excel: analisi dati e insight automatici

Excel diventa significativamente più potente con Copilot, offrendo analisi approfondite dei dati numerici attraverso la generazione automatica di grafici, tabelle pivot e riepiloghi. La funzionalità si attiva semplicemente dal pulsante Copilot nella scheda Home, consentendo di porre domande sui dati in linguaggio naturale.

In particolare, Copilot in Excel ha recentemente introdotto capacità avanzate di analisi testuale, permettendo di:

• Riassumere dati testuali come feedback dei clienti
• Classificare e ordinare il testo per argomenti
• Analizzare il sentiment (positivo, negativo, neutro) nei dati testuali

Per analisi più complesse, l'integrazione con Python consente di generare automaticamente codice per visualizzazioni avanzate, pulizia dei dati e persino machine learning, rendendo l'analisi predittiva accessibile anche a chi non conosce la programmazione.

Copilot in PowerPoint: creazione di presentazioni da documenti

Copilot rivoluziona la creazione di presentazioni permettendo di generare slide complete partendo da prompt testuali o documenti esistenti. Selezionando "Create a presentation" dal menu Copilot, è possibile referenziare fino a cinque documenti (Word, PDF, Excel) come base per la presentazione.

Il sistema genera automaticamente un'anteprima degli argomenti che possono essere modificati prima della creazione definitiva delle slide. Copilot lavora in modo ottimale con documenti Word strutturati utilizzando gli stili, incorporando anche le immagini presenti nei documenti originali e rispettando i template aziendali esistenti.

Copilot in Outlook: sintesi e-mail e risposte rapide

In Outlook, Copilot offre la funzionalità "Summary by Copilot" che analizza conversazioni e-mail complesse, creando riassunti concisi con citazioni numerate che rimandano ai messaggi originali. Questa funzione è disponibile sia nella versione classica che nella nuova versione di Outlook, oltre che su web e dispositivi mobili.

Copilot assiste anche nella stesura di e-mail, generando bozze personalizzabili in base al contesto e permettendo di regolare tono e lunghezza. La funzione "Coaching by Copilot" valuta invece le e-mail scritte manualmente, fornendo suggerimenti su tono, chiarezza e possibile percezione da parte del destinatario.

Copilot in Teams: trascrizione e riassunto riunioni

Durante le riunioni in Microsoft Teams, Copilot riassume in tempo reale i punti chiave della discussione, identifica chi ha detto cosa e dove ci sono allineamenti o disaccordi. Per chi si unisce in ritardo, offre una funzione di "catch-up" che riepiloga quanto discusso fino a quel momento.

Le risposte di Copilot possono essere esportate in Word o Excel per collaborazione successiva, mentre al termine della riunione, è possibile accedere a Copilot dalla chat della riunione o dalla scheda Recap per porre domande sul contenuto della discussione, a condizione che sia disponibile una trascrizione.

Come attivare e usare Microsoft Copilot in azienda

L'implementazione di Microsoft 365 Copilot richiede una pianificazione attenta per garantire un'adozione efficace in azienda. Vediamo come procedere per attivare questo potente strumento AI e massimizzarne i benefici.

Requisiti di licenza per Microsoft 365 Copilot

Per iniziare, Microsoft 365 Copilot è disponibile come componente aggiuntivo per numerosi piani di abbonamento Microsoft 365, incluso Microsoft Office. Tra i piani compatibili troviamo:

• Piani Business ed Enterprise: Microsoft 365 E3/E5, Microsoft 365 Business Standard/Premium/Basic, Microsoft 365 F1/F3 e Office 365 E1/E3/E5
• Piani Education: Microsoft 365 A1/A3/A5 e Office 365 A1/A3/A5 (disponibili solo tramite Enrollment for Education Solutions o Cloud Solution Provider)

A gennaio 2024, Microsoft ha reso disponibile Copilot anche attraverso il canale Cloud Solution Provider (CSP), ampliando le opzioni di acquisto.

Come attivare Copilot da Microsoft 365 Admin Center

L'attivazione di Microsoft 365 Copilot richiede alcuni passaggi specifici:

• Accedere al Microsoft 365 Admin Center con credenziali di amministratore globale
• Navigare nella sezione "Billing > Purchase services" per acquistare le licenze Copilot
• Assegnare le licenze agli utenti da "Billing > Licenses", selezionando "Microsoft 365 Copilot"
• Verificare l'assegnazione nella sezione "Users > Active Users"

Dopo l'attivazione, Copilot apparirà automaticamente nelle app Microsoft 365, anche se potrebbe essere necessario attendere fino a 24 ore e riavviare le applicazioni.

Formazione del personale e adozione graduale di Copilot

Invece di distribuire Copilot a tutta l'organizzazione immediatamente, è consigliabile identificare un gruppo di "early adopters" trasversale ai vari dipartimenti. Questo approccio permette di:

• Valutare l'impatto di Copilot in contesti specifici
• Creare casi d'uso di successo interni
• Formare "champions" che possano supportare l'adozione più ampia

Secondo il Work Trend Index, il 70% degli utenti iniziali di Copilot ha riportato una maggiore produttività e il 68% ha notato un miglioramento nella qualità del lavoro. Per raggiungere questi risultati, è fondamentale investire nella formazione, insegnando agli utenti come formulare prompt efficaci e organizzando workshop periodici di aggiornamento.

Monitoraggio delle performance e feedback in Copilot

Per misurare l'impatto di Copilot sull'organizzazione, Microsoft offre strumenti specifici:

• La Copilot Dashboard in Viva Insights per monitorare adozione e impatto
• I Report di utilizzo nel Microsoft 365 Admin Center, che mostrano dati dettagliati sull'utilizzo delle app
• Analytics integrati che permettono di identificare modelli di utilizzo e ottimizzare l'implementazione

È consigliabile stabilire metriche chiare per monitorare l'adozione e condurre sondaggi regolari per valutare la familiarità degli utenti con lo strumento. L'analisi di questi dati permetterà di perfezionare la strategia di formazione e identificare aree che necessitano di supporto aggiuntivo.

Integrazione di Copilot AI nei flussi di lavoro aziendali

Nell'attuale panorama aziendale, l'implementazione di strumenti AI rappresenta un passo fondamentale per ottimizzare i processi operativi. Copilot si distingue come ponte tecnologico che collega diversi reparti, consentendo di trasformare le interazioni quotidiane in concrete opportunità di crescita.

Automazione delle attività ripetitive con Copilot

L'automazione dei flussi di lavoro mediante Copilot elimina efficacemente le operazioni manuali ripetitive. Utilizzando tecnologie di apprendimento automatico ed elaborazione del linguaggio naturale, questo assistente AI può gestire autonomamente attività come l'inserimento dati, la pianificazione di follow-up, la generazione di report e la gestione delle approvazioni. Infatti, integrando Copilot con Power Automate, è possibile creare automazioni multifase che ottimizzano interi processi aziendali.

Gli utenti possono impartire istruzioni semplici in linguaggio naturale come "crea un promemoria di follow-up per questo lead" o "riassumi le performance della campagna marketing del mese scorso", risparmiando tempo prezioso e aumentando la precisione operativa.

Supporto decisionale tramite analisi predittiva

Copilot potenzia il processo decisionale aziendale attraverso analisi predittive avanzate. Secondo uno studio di Forrester, le aziende che utilizzano Dynamics 365 con AI hanno registrato un aumento del 15% nell'accuratezza delle previsioni di vendita. L'assistente può analizzare comportamenti dei clienti, dati storici e tendenze di mercato per prevedere:

• Potenziali abbandoni dei clienti, consentendo interventi preventivi
• Esigenze di inventario future, riducendo costi di giacenza fino al 25%
• Opportunità di crescita strategica per diversi settori aziendali

Collaborazione cross-team con Copilot Chat

La collaborazione tra team diventa notevolmente più efficace grazie a Copilot in Teams, che consente di condividere preziose informazioni aziendali attraverso diverse applicazioni Dynamics 365. La funzionalità multiplayer di Copilot Pages trasforma le interazioni individuali con l'AI in esperienze collaborative, permettendo a più stakeholder di lavorare simultaneamente con l'assistente AI in tempo reale.

Questa capacità di connettere Teams con altre app Microsoft 365 consente di generare documenti Word basati sulle chat, creare presentazioni PowerPoint dalle note delle riunioni o analizzare dati in Excel provenienti dalle conversazioni di Teams.

Utilizzo di Copilot Studio per agenti personalizzati

Copilot Studio rappresenta una piattaforma completa per la creazione di agenti conversazionali personalizzati. Attraverso un'interfaccia intuitiva con funzionalità drag-and-drop, anche gli utenti non tecnici possono progettare agenti AI per scenari specifici come:

• Automazione dell'helpdesk IT
• Self-service per dipendenti HR
• Assistenti per vendite con automazione CRM
• Supporto clienti in tempo reale

La potenza di Copilot Studio risiede nella possibilità di implementare rapidamente soluzioni attraverso modelli preconfigurati, riducendo notevolmente i tempi di sviluppo e garantendo l'adozione di best practice nei flussi di lavoro aziendali.

Sicurezza, privacy e conformità nell’uso di Microsoft Copilot

La sicurezza rappresenta un pilastro fondamentale nell'architettura di Microsoft Copilot, progettato fin dall'inizio per integrarsi con i sistemi di protezione esistenti nelle organizzazioni. Anziché creare un sistema parallelo, l'assistente AI adotta un approccio che privilegia la continuità e la coerenza con l'infrastruttura aziendale.

Ereditarietà delle policy aziendali di sicurezza

Microsoft Copilot eredita automaticamente tutte le policy di sicurezza già configurate nell'ambiente Microsoft 365. Questo significa che i controlli di accesso, le regole di condivisione e le impostazioni di conformità vengono applicate senza necessità di riconfigurazioni. Inoltre, le autorizzazioni esistenti determinano quali informazioni possono essere elaborate dall'assistente AI, garantendo che gli utenti accedano esclusivamente ai contenuti per cui dispongono già dei permessi necessari.

Gestione della memoria e personalizzazione di Copilot

Un aspetto particolarmente rilevante riguarda il modo in cui Copilot gestisce le informazioni tra le sessioni di lavoro. L'assistente mantiene il contesto della conversazione solo durante la sessione attiva, eliminando automaticamente i dati temporanei al termine. Ciononostante, offre opzioni di personalizzazione che consentono agli amministratori di definire quali informazioni possono essere memorizzate e per quanto tempo, bilanciando efficacemente usabilità e sicurezza.

Controllo degli accessi e protezione dei dati sensibili in Copilot

Il sistema implementa meccanismi avanzati per la protezione delle informazioni sensibili, inclusi:

• Riconoscimento automatico dei contenuti classificati come riservati
• Rispetto delle etichette di sensibilità definite in Microsoft Purview Information Protection
• Crittografia end-to-end durante l'elaborazione dei dati

Grazie a questi accorgimenti, Copilot riesce a fornire assistenza intelligente mantenendo intatto il perimetro di sicurezza aziendale, senza compromettere la riservatezza delle informazioni strategiche.

Vantaggi operativi e strategici di Copilot

L'adozione di Microsoft Copilot apre scenari innovativi per le aziende, fungendo da vero acceleratore di trasformazione digitale. Gli studi mostrano benefici concreti: gli utenti completano le attività quotidiane con il 66% di tempo in meno, l’87% segnala un aumento generale di produttività e il 29% un miglioramento della qualità del lavoro. Inoltre, l’uso regolare di Copilot riduce del 70% il tempo speso nella ricerca di informazioni aziendali.

Dal punto di vista economico, le aziende recuperano mediamente il costo delle licenze entro 6-9 mesi grazie all’aumento di efficienza. Microsoft Copilot non è quindi solo uno strumento per semplificare le attività individuali e connettere gli strumenti di digital workplace, ma una leva strategica per ridisegnare i modelli operativi e creare vantaggi competitivi sostenibili.